Typologie des documents des organisations, 2e édition : De la création à la conservation , livre ebook

Presses de l’Université du Québec Le Delta I, 2875, boulevard Laurier, bureau 450, Québec (Québec) G1V 2M2 Téléphone : 418 657-4399 Télécopieur : 418 657-2096 Courriel : puq@puq.ca Internet : www.puq.ca Diffusion / Distribution : C ANADA Prologue inc., 1650, boulevard Lionel-Bertrand, Boisbriand (Québec) J7H 1N7 Tél. : 450 434-0306 / 1 800 363-2864 F RANCE ET B ELGIQUE Sofédis, 11, rue Soufflot, 75005 Paris, France – Tél. : 01 5310 25 25 Sodis, 128, avenue du Maréchal de Lattre de Tassigny, 77403 Lagny, France Tél. : 01 60 07 82 99 S UISSE Servidis SA, Chemin des Chalets 7, 1279 Chavannes-de-Bogis, Suisse – Tél. : 022 960.95.25 La Loi sur le droit d’auteur interdit la reproduction des œuvres sans autorisation des titulaires de droits. Or, la photocopie non autorisée – le « photocopillage » – s’est généralisée, provoquant une baisse des ventes de livres et compromettant la rédaction et la production de nouveaux ouvrages par des professionnels. L’objet du logo apparaissant ci-contre est d’alerter le lecteur sur la menace que représente pour l’avenir de l’écrit le développement massif du « photocopillage ».

Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada
Titre : Typologie des documents des organisations / sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas et Dominique Maurel.
Noms : Gagnon-Arguin, Louise, 1941- éditeur intellectuel. | Mas, Sabine, 1972- éditeur intellectuel. | Maurel, Dominique, 1961- éditeur intellectuel.
Collections : Collection Gestion de l’information.
Description : 2e édition. | Mention de collection : Gestion de l’information | Comprend des références bibliographiques et un index.
Identifiants : Canadiana (livre imprimé) 20190022752 | Canadiana (livre numérique) 20190022760 | ISBN 9782760551763 | ISBN 9782760551770 (PDF) | ISBN 9782760551787 (EPUB)
Vedettes-matière : RVM : Gestion des documents. | RVM : Documents administratifs. | RVM : Systèmes d’information de gestion.
Classification : LCC HF5736 G33 2020 | CDD 651.5—dc23



Révision
Catherine Vaudry
Correction d’épreuves
Caroline Giguère
Conception graphique
Richard Hodgson et Michèle Blondeau
Mise en page
Le Graphe

Dépôt légal : 3 e trimestre 2019
› Bibliothèque et Archives nationales du Québec
› Bibliothèque et Archives Canada
© 2019 – Presses de l’Université du Québec
Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés
D5176-1 [01]
Préface
À une époque où les actions et décisions se basent sur les données massives, sont diffusées sur les réseaux sociaux, sont annotées dans des espaces d’infonuagiques partagés, sont décrites dans des échanges de courrier électronique, sont préservées dans des collections d’archives numériques ou sont consultées à l’aide d’outils d’analyse de l’information et des données, un livre sur les documents et les formes qu’ils prennent pourrait sembler quelque peu inusité. Or ce livre est à la fois rafraîchissant et plus que jamais nécessaire pour les créateurs de documents, les archivistes, les chercheurs et même le grand public.
L’ère actuelle se caractérise par une croissance exponentielle des technologies de l’information, la création incontrôlée de données et le développement d’outils d’analyse et de visualisation pour les comprendre indépendamment de leur provenance ou de leur contexte d’accumulation. Ainsi, les organisations sont forcées de donner rapidement un sens à l’information, tout en devant éviter les pièges de la forme, de la procédure et de la validation. Ce livre nous rappelle que les personnes physiques et morales se questionnent de plus en plus, tout en étant elles-mêmes de plus en questionnées, sur les caractéristiques des documents, soit leur fiabilité, leur exactitude et leur authenticité. Les organisations ont ainsi besoin de manières d’évaluer l’information rapidement pour agir sans devoir constamment se remettre en question, et ce, afin de produire de l’information identifiable, stable et dans un format efficace, facilement reconnaissable par les usagers et en laquelle ces derniers peuvent faire confiance.
Depuis les vingt dernières années, on assiste, à l’échelle internationale, au réveil de la diplomatique, cette discipline qui s’intéresse à la genèse, aux formes et à la transmission des documents ainsi qu’à leurs relations avec les faits qui y sont représentés et avec leurs créateurs, afin d’identifier, d’évaluer et de communiquer leur véritable nature. Ce réveil survient alors qu’il était difficile de comprendre les entités produites par les systèmes numériques et de déterminer quelles étaient celles qui avaient la capacité de se comporter et d’être utilisées comme des documents. En adjoignant à la diplomatique conventionnelle des concepts issus de l’archivistique, notamment la notion de « lien archivistique », il est maintenant possible de parler de l’essor de cette nouvelle « diplomatique archivistique ». En plus de se baser sur des concepts et principes propres à la diplomatique, elle tient également de concepts propres à l’archivistique tels que la fixité de la forme et la stabilité du contenu dans un environnement numérique. Cependant, la diplomatique archivistique telle que conçue et utilisée appartient à la catégorie de la diplomatique générale, soit un ensemble de concepts, de principes et de méthodes applicables dans divers environnements et à travers le temps. Comme toute théorie (explicative, méthodologique ou normative), la diplomatique guide l’analyse de cas concrets, réels et discrets. Le résultat d’une telle analyse est la diplomatique spécifique, soit la description de documents réels en fonction de leurs contextes administratifs et juridiques. Typologie des documents des organisations : de la création à la conservation est un livre sur la diplomatique spécifique et, avec cette réédition de la publication de 1998, demeure unique dans le domaine pour plusieurs raisons. Tout d’abord, on y analyse les documents contemporains (dont certains, comme les lettres patentes, trouvent leurs origines dans des formes documentaires datant de plusieurs siècles) en tenant compte de concepts, de principes et de méthodes archivistiques et diplomatiques. Par ailleurs, on y examine les personnes et organisations qui créent les documents de manière générale (plutôt que de s’attarder à certains créateurs ou contextes précis) tout en insistant sur la collaboration entre les créateurs de documents et les archivistes. Enfin, on y suit le document de sa création à son traitement définitif, en discutant également des règles de conservation propres à chaque type de document. Toutes ces raisons font de ce livre un manuel de diplomatique archivistique spécifique d’une grande pertinence pour la gamme complète de créateurs de documents, d’archivistes et d’usagers, peu importe leur environnement ou leur contexte.
Les archivistes ont souvent accusé les diplomatistes d’opter pour une approche inductive dans l’identification, la gestion, le contrôle intellectuel et la sélection des documents, soit une approche qui ne tient pas compte du contexte et qui, en plaçant la matière sur l’esprit 1 , empêche d’avoir une vision d’ensemble. Ce livre leur donne tort. Bien que chaque type de documents soit discuté individuellement et en détail, chaque chapitre aborde une fonction commune à toutes les organisations où l’on discute de tous les types de documents de façon analogue à leur production dans le contexte d’une procédure type. Chaque type de document est décrit de façon systématique tout au long du livre : d’abord son contexte de création, puis une définition du nom du document, son contenu, ses conditions de validité, sa fonction, les règles de conservation qui lui sont propres, l’autorité responsable, les documents et fichiers connexes, et enfin de l’information complémentaire, les lois applicables et les termes associés.
Ce type de description contextuelle du matériel documentaire produite par diverses organisations est d’une valeur inestimable pour les créateurs de documents. Il est encore plus important dans le design de systèmes de documentation compatibles avec la norme de gestion documentaire ISO 15489 (2016), qui définit l’évaluation comme étant le processus décisionnel par lequel on détermine quelles sont les transactions d’affaires qui permettent la création de documents. Cette description appuie d’ailleurs les recommandations du rapport du Conseil des académies canadiennes intitulé À la fine pointe du monde numérique : possibilités pour les institutions de la mémoire collective au Canada 2 , qui mentionne la nécessité pour les créateurs de documents et les archivistes de travailler ensemble dans la conception de systèmes de gestion documentai