AGENCE PARCS CANADA VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS À L’UNITÉ DE GESTION DU SAGUENAY ―ST-LAURENT RAPPORT FINAL FÉVRIER 2005 Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Saguenay ―St-Laurent TABLE DES MATIÈRES SOMMAIRE...............................................................................................................................3 1 VUE D’ENSEMBLE..........................................................................................................6 1.1 CONTEXTE......................................................................................................................... 6 1.2 ObjectiFs ET PORTÉE ...................................................................................................... 6 1.3 MÉthodologIe ...................................................................................................................... 7 1.4 ÉNONCÉ D’Assurance 8 1.5 Conclusion........................................................................................................................... 8 2 OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS............................................................9 2.1 cadre de contrôle de la gestion ........................................................................................ 9 2.2 recettes................................... ...
AGENCE PARCS CANADA VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERSÀ L UNITÉ DE GESTION DU SAGUENAY―ST-LAURENT RAPPORT FINAL FÉVRIER 2005
Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation
Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Saguenay―netS-taLru
TABLE DES MATIÈRES
SOMMAIRE...............................................................................................................................3 1VUE D ENSEMBLE..........................................................................................................61.1CONTEXTE......................................................................................................................... 61.2ObjectiFs ET PORTÉE...................................................................................................... 61.3MÉthodologIe...................................................................................................................... 71.4ÉNONCÉ DAssurance...................................................................................................... 81.5Conclusion........................................................................................................................... 82OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS............................................................92.1cadre de contrôle de la gestion........................................................................................ 92.2recettes...............................................................11................................................................2.3passation de marchés...................................................................................................... 132.4cartes dachat.................................................................................................................... 162.5paiements aux fournisseurs............................................................................................ 182.6dépenses liées aux voyages........................................................................................... 202.7inventaire........................................................................................................................... 223RÉPONSE DE LA DIRECTION....................................................................................24Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation lors de la réunion du 27 juin 2005.
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CONTEXTE LAgence Parcs Canada (APC) procède à lheure actuelle à une série de vérifications cycliques dans les unités de gestion, les centres de services et le bureau national afin dexaminer les principales pratiques financières et administratives et procédures de gestion. Les vérifications visent principalement à sassurer du respect des politiques et des pratiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et lAPC. La vérification réalisée à lunité de gestion du Saguenay--Saint-Laurent (SSL) sinscrivait dans ce programme de vérifications cycliques.
OBJECTIFS ET PORTÉE Les objectifs de cette vérification consistaient à vérifier si une diligence raisonnable est exercée dans les principaux processus de gestion de lunité de gestion SSL et si les processus et les mécanismes de contrôle en place permettent dassurer le respect des politiques et des pratiques du SCT et de lAPC. Cette mission de vérification concernait les secteurs financiers suivants : les recettes; la passation de marchés; lutilisation des cartes dachat; les paiements aux fournisseurs; les dépenses liées aux voyages; et les inventaires. La vérification portait sur la période du 1ermars 2004 ainsi que sur lexerciceavril 2003 au 31 courant.
MÉTHODOLOGIELa méthodologie utilisée dans le cadre de la vérification consistait en un examen des documents de référence pertinents, en des rencontres avec le personnel de lunité de gestion SSL et en un échantillonnage des opérations dans les secteurs financiers clés. La visite à lunité de gestion SSL a eu lieu du 10 au 14 janvier 2005 et a été suivie dune entrevue par téléphone le 20 janvier 2005, à cause de la disponibilité limitée du personnel de lunité de gestion SSL.
ÉNONCÉ D ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve recueillis sont suffisants pour appuyer les conclusions énoncées dans ce rapport.
CONCLUSION Dans lensemble, les mécanismes financiers en place à lunité de gestion SSL garantissent la reddition des comptes à légard des opérations financières (recettes et paiements aux fournisseurs); toutefois, on pourrait renforcer le degré de diligence en définissant et en mettant en oeuvre de nouvelles procédures et mesures de GRVE
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contrôle relativement à la passation de marchés, à la gestion des cartes dachat et aux paiements aux fournisseurs, afin de sassurer dune conformité rigoureuse avec les politiques du Conseil du Trésor et de lAPC.
RECOMMANDATIONS
Passation de marchés 1. Le directeur de lunité de gestion SSL devrait sassurer quun mécanisme est en place pour vérifier si les opérations liées à la passation de marchés respectent la politique en vigueur, afin de garantir la conformité du processus à la politique du Conseil du Trésor et aux lignes directrices de lAPC concernant la passation de marchés. 2. Le directeur de lunité de gestion SSL devrait sassurer que le personnel concerné reçoit une formation adéquate sur lapprovisionnement et que lunité de gestion se tient au courant des principales politiques et procédures à respecter pour être conforme à la politique du SCT. 3. Le directeur de lunité de gestion SSL devrait voir à prendre des mesures de contrôle pour que les paramètres et le calendrier dexécution des marchés soient suffisamment clairs, afin dêtre conforme à la politique du Conseil du Trésor concernant la passation de marchés, particulièrement en ce qui regarde les paramètres.
Cartes d achat 4. Le directeur de lunité de gestion SSL devrait sassurer que le personnel de la section des finances et de ladministration reçoit une formation adéquate sur la gestion, le contrôle et le suivi (tenue dun registre à jour) des cartes dachat et que les titulaires de carte sengagent à observer rigoureusement une politique d'utilisation des cartes dachat en leur faisant signer, quand ils reçoivent leur carte, un accusé de réception et une reconnaissance de leurs responsabilités. 5. Après la formation mentionnée ci-dessus, le directeur de lunité de gestion SSL devrait sassurer quon élabore des procédures de suivi et des mécanismes de contrôle des cartes dachat conformes à la politique du SCT et quon les met en uvre de manière à s'assurer que les titulaires de carte respectent les règles en vigueur.
Paiements aux fournisseurs 6. Le directeur devrait sassurer que, lorsque le gestionnaire, Finances et administration le remplace, le pouvoir exercé aux termes de larticle 33 est transféré à une entité compétente comme le bureau de la région du Québec et
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que les mesures de sécurité connexes du SAP sont ajustées pendant cette période ou quun mécanisme de contrôle équivalent est prévu pour que la politique du Conseil du Trésor soit respectée.
Dépenses liées aux voyages 7. Le directeur devrait sassurer que des mesures de contrôle financier sont en place afin que, conformémentà la politique du Conseil du Trésor, la signature exigée par larticle 34 soit obtenue avant le paiement des dépenses liées aux voyages.
Inventaire8. Le directeur devrait envisager de mettre en oeuvre des mesures de contrôle adéquates pour garantir lintégrité de la base de données dinventaire et, en conséquence, lexercice dun contrôle sur les biens. 9. Le directeur devrait envisager de mettre en oeuvre un mécanisme de contrôle pour sassurer que les nouvelles acquisitions, sil y a lieu, soient inscrites automatiquement dans linventaire, que lacquisition résulte dun approvisionnement par contrat ou dun achat réalisé à laide dune carte dachat.
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1.1 CONTEXTE LAgence Parcs Canada (APC) effectue une série de vérifications cycliques des principales pratiques en matière de finances, dadministration et de gestion utilisées dans lensemble de ses unités de gestion, centres de services ainsi quau bureau national. LAPC compte 32 unités de gestion et 4 centres de services. Les unités de gestion sont des regroupements de parcs nationaux, de lieux historiques nationaux et daires marines nationales de conservation qui sont habituellement situés à proximité les uns des autres. Cette proximité leur permet de partager des ressources de gestion et dadministration. Les centres de services apportent à lAgence un soutien relativement à divers aspects professionnels et techniques. Les directeurs des centres de services et des unités de gestion doivent voir à ce que les politiques, les directives et les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de lAPC soient respectées. Interis Consulting Inc. (Interis) a réalisé la vérification de lunité de gestion du Saguenay─Saint-Laurent (SSL) dans le cadre du programme de vérifications cycliques. Lunité de gestion SSL est responsable du parc marin du Saguenay─Saint-Laurent, situé au confluent des eaux de lestuaire du Saint-Laurent et du fjord du Saguenay et qui possède une superficie de 1 138 kilomètres carrés. Le parc protège un environnement marin unique ainsi que la topographie du fond marin et le fjord; sa principale attraction est lobservation des baleines. Le parc marin a été créé en 1998 et est géré conjointement par les gouvernements du Canada et du Québec. Il possède deux co-directeurs, dont un vient de lAPC et lautre, de lorganisme provincial équivalent. En pratique, le Québec a une présence minimale au sein du comité de travail et investit peu de ressources dans le parc. Le parc marin fonctionne en grande partie grâce à des partenariats et son comité de coordination comprend des représentants des gouvernements fédéral et provincial, des municipalités de la région et de la collectivité autochtone montagnaise Essipit, ainsi que des représentants du milieu scientifique et des groupes qui se préoccupent de la conservation et de la protection des ressources naturelles ainsi que de léducation et de linterprétation relatives à lenvironnement naturel.
1.2 OBJECTIFS ET PORTÉE Lobjectif de cette vérification consistait à vérifier si une diligence raisonnable est exercée dans les principaux processus de gestion de lunité de gestion SSL et si les processus et les mécanismes de contrôle en place permettent dassurer le respect des politiques et des pratiques du SCT et de lAPC. Pour ce faire, nous avons
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examiné le cadre de contrôle de la gestion en place et traité les secteurs financiers clés suivants : ♦recettes; ♦passation de marchés; ♦utilisation des cartes dachat; ♦paiements aux fournisseurs; ♦dépenses liées aux voyages; ♦inventaire. Cette vérification a porté sur les opérations effectuées durant la période du 1eravril 2003 au 31 mars 2004 et lexercice courant.
1.3 MÉTHODOLOGIE La méthodologie consistait en une visite sur place à lunité de gestion SSL et incluait les activités suivantes : ♦un examen des documents pertinents, notamment le Plan dexploitation viable de 2003-2004 à 2007-2008, lorganigramme, les principes de gestion des ressources financières de lAPC, le diagramme des pouvoirs de signature des documents financiers de lAPC, les politiques du SCT et lAPC concernant les processus financiers clés mentionnés ci-dessus et des rapports financiers préparés par le gestionnaire, Finances et administration; ♦des entrevues avec la direction et le personnel de lunité de gestion SSL responsable des processus financiers clés; ♦lexamen dun échantillon dopérations dans chaque processus financier clé. Une fois le travail sur place terminé, nous avons informé le directeur de lunité de gestion SSL de nos premières constatations. Nous avons formulé nos constatations et nos recommandations conformément au système de notation ci-dessous :
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Système de notation utilisé pour le rapport InsatisfaisantLescontrôlesnefonctionnentpaset/oudesactivités frauduleuses ont été constatées, qui ont ou auront un impact sur les états financiers et les activités de lAgence. Lenvironnementde contrôle laisse à désirer et/ou sest Améliorations détériorédepuis la dernière vérification et nuit à latteinte des importantes nécessaires objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures de gestion immédiates simposent pour corriger les lacunes constatées en matière de contrôle. trôles sont en lace et fonctionnent; cependant, AémélsiosraaitrieosnsmoyennespCleurstiaeiunrsscpornoblèmesimportpantsontétéconstatésetrisquentden ce compromettre latteinte des objectifs du programme ou les objectifs opérationnels. Légères améliorations Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu; nécessaires cependant, certaines modifications mineures simposent pour rendre lenvironnement de contrôle plus efficace. contrôles fonctionnent comme prévu et aucune aut Contrôlé Les re mesure ne simpose pour linstant.
1.4 ÉNONCÉ D ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve recueillis sont suffisants pour appuyer les conclusions énoncées dans ce rapport.
1.5 CONCLUSION Dans lensemble, les mécanismes financiers en place à lunité de gestion SSL garantissent la reddition des comptes à légard des opérations financières (recettes et paiements aux fournisseurs); toutefois, on pourrait renforcer le degré de diligence en définissant et en mettant en oeuvre de nouvelles procédures et mesures de contrôle relativement à la passation de marchés, à la gestion des cartes dachat et aux paiements aux fournisseurs, afin de sassurer dune conformité rigoureuse avec les politiques du Conseil du Trésor et de lAPC.
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2.1 CADRE DE CONTRÔLE DE LA GESTION Contrôlé Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne simpose pour linstant.
P O U R A N T E SR A T I Q U E S CEn matière de gestion financière, lunité de gestion se réfère aux politiques de lAPC. Le diagramme des pouvoirs de signature des documents financiers de Parcs Canada est appliqué à lunité de gestion. Les gestionnaires interrogés ont confirmé que les nouveaux employés avaient reçu une formation pendant la période visée. Un nouveau programme de formation sur lapprovisionnement est en cours délaboration et sera mis en oeuvre au printemps de 2005. Le commis aux finances occupe son poste depuis deux ans et a reçu une formation de deux jours sur le SAP à Québec. Une personne-ressource à Québec offre un soutien continu à la section des finances. Lagent dapprovisionnement et le gestionnaire, Finances et administration sont à lemploi de lunité de gestion SSL depuis 12 ans. La section tient à jour, à titre de manuel de référence, un classeur contenant les directives, les politiques et les courriels qui se rapportent aux procédures. Les gestionnaires se fient aux services et à lexpertise de la section des finances et de ladministration. Le comité de gestion se réunit régulièrement, environ une fois par mois, et les gestionnaires assistent à ces réunions. Le comité examine la planification de lunité de gestion SSL, le rendement obtenu par rapport aux objectifs, les questions opérationnelles, les mises à jour et les activités. Le procès-verbal des réunions est affiché à lintention de lensemble du personnel.Bien quil ny ait pas de cadre de gestion des risques en place à lunité de gestion SSL, le plan d'affaires (nommé « plan dexploitation viable ») définit les principaux problèmes ainsi que les pratiques et les stratégies à adopter pour les atténuer. Le processus de planification des activités mis en application présentement est une initiative récente à Parcs Canada et la direction le qualifie d« excellent mécanisme » pour déterminer la situation courante, définir les problèmes, établir les priorités et élaborer des stratégies afin de faire des progrès. Le budget de lunité de gestion SSL au titre du fonctionnement et de lentretien (F & E) est de 2 millions dollars environ, dont 1,2 million pour les salaires et 0,8 million pour les produits et les services. Lunité de gestion SSL investit chaque année environ 800 000 $. Le budget des immobilisations est établi pour une période de cinq ans. On met à jour le plan dactivité quinquennal chaque année afin de tenir compte des projets et des budgets de lexercice courant et de fixer des cibles pour les années subséquentes.
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Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Saguenay―St-Lntaure Le budget est mis au point en même temps que le plan d'affaires (« plan dexploitation viable »). Au début de lexercice, les gestionnaires (« chefs de section ») définissent leurs besoins pour lannée aux postes du fonctionnement et de lentretien et des dépenses en immobilisations, à lintérieur dune enveloppe budgétaire. Le directeur demande des explications aux gestionnaires et prend la décision finale quant aux sommes allouées aux différentes sections. Le gestionnaire, Finances et administration joue un rôle de coordination à légard de lexercice de planification budgétaire, mais il nest pas habilité à effectuer une analyse critique. Les gestionnaires sont tenus responsables de la réalisation des résultats prévus relativement à leur budget et ils doivent justifier les écarts éventuels. Des rapports sur les écarts sont publiés en août (à lusage exclusif de lunité de gestion SSL) ainsi quen septembre, en décembre, en janvier, en février et en mars. À lunité de gestion, on considère les rapports sur les écarts comme la pierre angulaire de lobligation de rendre compte. Les gestionnaires ont indiqué quils demandent des rapports de dépenses plus souvent que cela est exigé afin de sassurer quils contrôlent les dépenses en prévision de lexamen des écarts. Lévaluation du rendement constitue un point de contrôle additionnel de la reddition des comptes et comporte un contrat (entre les gestionnaires et le directeur) relatif au rendement et aux réalisations. Bien que les évaluations du rendement aient normalement lieu chaque année, de nombreux événements, comme la grève, ont entraîné des retards à cet égard. On a donc décidé deffectuer deux évaluations du rendement portant sur 18 mois et de reprendre ensuite les évaluations annuelles.En plus du plan d'affaires, des rapports sur les écarts, des procès-verbaux des réunions du comité de gestion et des évaluations du rendement, les rapports suivants sont également préparés : Réalisation de la fin de lannée et Rapport dévaluation de la fin de lannée. Lunité de gestion SSL possède des plans de secours pour les systèmes critiques. On fait une copie de sauvegarde du serveur une fois par semaine et une copie de sauvegarde du SAP chaque jour à lextérieur du site, et les dossiers papier font lobjet dun suivi. Aux fins de sécurité, lunité de gestion SSL possède un coffre-fort où elle range les chèques, la petite caisse et dautres articles. Trois personnes ont accès au coffre-fort. Lune delles gère toutes les clés. Tous les employés ont la clé de limmeuble et connaissent les heures de fermeture. Le matériel marin de lunité de gestion SSL est rangé dans un entrepôt commercial en hiver et dans une marina commerciale en été. Il ny a pas de système dalarme au bureau de lunité de gestion. Les véhicules de lAgence sont garés dans un parc de stationnement public et non à lintérieur dune enceinte fermée.
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OB S E R V A T I O N SLe cadre de contrôle de la gestion en place à lunité de gestion est généralement adéquat pour assurer lintendance des ressources (ressources financières, ressources humaines, installations et systèmes de technologie de linformation). La vérification a permis de déceler quelques lacunes concernant la gestion des cartes dachat, la passation de marchés, les paiements aux fournisseurs et la gestion de linventaire. Ces lacunes sont examinées en détail dans les sections ci-dessous et sont suivies de recommandations. En ce qui concerne la sécurité, les faits suivants ont été observés : •Lunité de gestion loue de lespace à la commission scolaire locale dans un immeuble annexé à lécole élémentaire. Celui-ci se trouve au centre de Tadoussac. Les locaux sont protégés par des verrous et le personnel a convenu dune procédure pour fermer les portes à clé, procédure qui semblait faire partie intégrante des tâches quotidiennes au moment de la vérification. Lorsque lunité de gestion SSL a emménagé dans cet immeuble, la direction de lunité de gestion a demandé au représentant de la gestion des installations de TPSGC de la région du Québec sil était nécessaire dinstaller un système dalarme. TPSGC lui a répondu que cela ne constituait pas une obligation et quelle devrait évaluer le risque et agir en conséquence. On na signalé aucun incident de vandalisme, deffraction ou de vol et, compte tenu de léloignement de la collectivité et de la valeur des biens sous gestion, la direction a jugé que le risque était faible (il est peu probable quun événement du genre survienne et, le cas échéant, les conséquences ne seraient pas importantes). Elle a donc choisi de ne pas faire installer de système dalarme. Il semble donc que la direction de lunité de gestion SSL a agit avec une diligence raisonnable dans sa gestion des ressources de lunité de gestion SSL et de la sécurité de ses installations.
RE C O M M A N D A T I O N: Aucune
2.2 RECETTES Contrôlé Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne simpose pour linstant.
P O U R A N T E SR A T I Q U E S CLe fonctionnement de lunité de gestion SSL repose en grande partie sur des partenariats avec les organisations des comtés ruraux (les MRC), dans le cadre dententes de collaboration. Les partenaires exécutent des programmes au nom de