Pwyllgor Archwilio Audit Committee 12.01.06
4
pages
Welsh
Documents
Le téléchargement nécessite un accès à la bibliothèque YouScribe Tout savoir sur nos offres
4
pages
Welsh
Documents
Le téléchargement nécessite un accès à la bibliothèque YouScribe Tout savoir sur nos offres
PWYLLGOR ARCHWILIO 12.01.06 PWYLLGOR ARCHWILIO 12.01.06 Yn bresennol: Y Cynghorydd Brian Jones (Cadeirydd); Y Cynghorydd Godfrey Northam (Is-gadeirydd). Y Cynghorwyr Edward T. Dogan, Dylan Edwards, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes, Charles W. Jones, Henry Jones, Dewi Lewis, Michael Sol Owen a W. Tudor Owen. Hefyd yn Bresennol: Dafydd L. Edwards (Pennaeth Cyllid), Dilys A Phillips (Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd), Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg), William E. Jones (Uwch Reolwr Cyllid, Cyfadran Adnoddau), Dafydd Williams (Rheolwr Gofal Stryd a Thrafnidiaeth), Colin Jones (Rheolwr Parcio), Bryan Griffiths (Rheolwr Gwasanaethau Cefnogol Gofal), Daphne Humphreys (Rheolwr Pensiynau a Chyflogau) a Carys Hughes-Jones (Swyddog Pwyllgor). Ymddiheuriadau: Y Cynghorwyr Thomas G. Ellis a Robert J. Hughes; Alan Jones (Swyddfa’r Archwiliwr Dosbarth). 1. DATGAN BUDDIANT PERSONOL Datganodd y Cynghorydd Godfrey Northam fuddiant yn Atodiad 22, eitem 4b (6b yn y rhaglen) (Cynnyrch yr Adain Archwilio Mewnol - Ysgol Dyffryn Ogwen), oherwydd ei fod yn gwasanaethu ar Fwrdd Llywodraethu’r Ysgol. 2. COFNODION Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 5 Hydref 2005 fel rhai cywir. 3. ADRODDIAD YMGYNGHORWYR Y GYFLOGRES AR SYLWADAU’R ARCHWILYDD Cyflwynwyd – adroddiad gan y Rheolwr Pensiynau a Chyflogau. Adroddwyd ar ganfyddiadau ac argymhellion yr ...
Voir
Publié par
Langue
Welsh
PWYLLGOR ARCHWILIO 12.01.06
PWYLLGOR ARCHWILIO 12.01.06
Yn bresennol:
Y Cynghorydd Brian Jones (Cadeirydd);
Y Cynghorydd Godfrey Northam (Is-gadeirydd).
Y Cynghorwyr Edward T. Dogan, Dylan Edwards, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes,
Charles W. Jones, Henry Jones, Dewi Lewis, Michael Sol Owen a W. Tudor Owen.
Hefyd yn Bresennol:
Dafydd L. Edwards (Pennaeth Cyllid), Dilys A Phillips (Pennaeth
Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd), Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg), William E.
Jones (Uwch Reolwr Cyllid, Cyfadran Adnoddau), Dafydd Williams (Rheolwr Gofal Stryd a
Thrafnidiaeth), Colin Jones (Rheolwr Parcio), Bryan Griffiths (Rheolwr Gwasanaethau Cefnogol
Gofal), Daphne Humphreys (Rheolwr Pensiynau a Chyflogau) a Carys Hughes-Jones (Swyddog
Pwyllgor).
Ymddiheuriadau:
Y Cynghorwyr Thomas G. Ellis a Robert J. Hughes; Alan Jones (Swyddfa’r
Archwiliwr Dosbarth).
1.
DATGAN BUDDIANT PERSONOL
Datganodd y Cynghorydd Godfrey Northam fuddiant yn Atodiad 22, eitem 4b (6b yn y rhaglen)
(Cynnyrch yr Adain Archwilio Mewnol - Ysgol Dyffryn Ogwen), oherwydd ei fod yn gwasanaethu
ar Fwrdd Llywodraethu’r Ysgol.
2.
COFNODION
Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 5 Hydref 2005 fel rhai
cywir.
3.
ADRODDIAD YMGYNGHORWYR Y GYFLOGRES AR SYLWADAU’R ARCHWILYDD
Cyflwynwyd – adroddiad gan y Rheolwr Pensiynau a Chyflogau.
Adroddwyd ar ganfyddiadau ac argymhellion yr Ymgynghorwyr Cyflogres “Pay Check Limited”
comisiynwyd i gynnal adolygiad manwl o swyddogaethau a phrosesau cyflogres y Cyngor.
Eglurwyd y prif argymhellion yn gryno, sef y dylid:
(i)
addasu telerau taliadau cyflog cynifer o weithwyr â phosib i ffwrdd o daliadau wythnosol a
bob pythefnos i gyflogres fisol, gan weithredu system o dalu am y gyfran o’r gyflogaeth a
gontractiwyd drwy swm penodol. Gan hynny, yr unig ddata a fewnbynnir yn rheolaidd i’r
gyflogres fyddai newidiadau, ychwanegiadau a thaliadau achlysurol.
(ii) creu cysylltiadau rhyngwyneb rhwng gwahanol sustemau oddi fewn y Cyngor i’r diben o
drosglwyddo data’n electronig, a thrwy hynny torri lawr ar waith papur, mewnbynnu data a
dyblygu gwaith.
(iii) cydymffurfio’n llawn â chynlluniau arfaethedig y Gwasanaeth Adnoddau Dynol ar gyfer y
Sustem Datblygu Adnoddau Dynol (SDAD). O dan y system hon bydd mewnbynnu data
sylfaenol am weithwyr wedi’i gyflawni gan yr Unedau Personél Cyfadrannol yn hytrach na’r
Uned Gyflogau.
Nodwyd yr angen i gadw mewn cof na fydd y newidiadau yn digwydd dros nos ac y byddai’r
broses o newid a datblygu yn un tymor hir. Eglurwyd y byddai’r trefniadau newydd yn effeithio
gwasanaethau ar draws y Cyngor a bwriedir cyflwyno’r newidiadau i staff allweddol yn fuan. O
1
PWYLLGOR ARCHWILIO 12.01.06
ran costau, adroddwyd er y byddai costau cychwynnol yn anorfod rhagwelir byddai’r newidiadau
yn arwain at arbedion yn y pen draw.
Holwyd a oedd y Cyngor yn rhagweld unrhyw anawsterau i ddarbwyllo staff i newid taliadau
cyflog o wythnosol i fisol a bu’r Rheolwr Pensiynau a Chyflogau ddweud ei bod hi’n ymwybodol
fod cynghorau eraill wedi dilyn y drefn hon heb anawsterau. Fodd bynnag nodwyd y bydd
angen trafodaethau rhwng y Cyngor a’r undebau llafur ar y mater.
PENDERFYNWYD cymeradwyo a chefnogi’r cynlluniau i foderneiddio prosesau cyflogres
y Cyngor, mewn ymdrech i gwrdd â gofynion Archwilio Mewnol a Swyddfa Archwilio
Cymru, ac i roi sicrwydd o briodoldeb ariannol.
4.
CYNNYRCH YR ADAIN ARCHWILIO MEWNOL
a)
ADRODDIADAU I’W HYSTYRIED AR GAIS Y CADEIRYDD A’R IS-GADEIRYDD
Adroddodd y Rheolwr Archwilio a Risg i Gadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor wneud cais i
swyddogion o’r gwasanaethau perthnasol fynychu’r cyfarfod i ateb unrhyw gwestiynau a godir
o’r archwiliadau mewnol canlynol:
(i)
Incwm Cyfraniadau Gofal Cartref
Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg a nodwyd mai bwriad yr archwiliad oedd
sicrhau fod y rheolaeth fewnol briodol ar gyfer y drefn o asesu, derbyn, cofnodi ac adrodd ar
incwm cyfraniadau y gwasanaeth Gofal Cartref.
Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Cefnogol Gofal yr anawsterau mae’r Gwasanaeth yn
wynebu i gasglu a derbyn gwybodaeth craidd i gadarnhau ffigyrau incwm cleientiaid sef:
−
Dim grym o fewn y polisi i fynnu dogfennaeth gefnogol
−
Dim adnodd staff i ymweld â chleientiaid i’w cynorthwyo i gwblhau’r daflen asesiad
−
Dim cymorth gan Weithwyr Cymdeithasol i dderbyn y wybodaeth.
Nodwyd bod y Gwasanaeth yn ymwybodol o’r diffygion hyn ers peth amser a’r gobaith oedd y
byddai’r sustem gyfrifiadurol newydd RAISE wedi lleddfu ychydig ar y broblem. Fodd bynnag,
dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Cefnogol Gofal bod trafferthion i gasglu’r wybodaeth yn
parhau ac awgrymwyd bod lle efallai i ystyried y posibilrwydd o gyfuno ffurflenni asesiadau cyllid
cleientau a pholisi codi tâl.
Yn ystod y drafodaeth mynegwyd pryder gan yr Aelodau ynglŷn â:
•
gallu a hyder cleientiaid Gofal Cartref i lenwi’r ffurflen asesu, a gofynnwyd a fyddai’n
bosib canfod y wybodaeth o ffynhonnell arall neu cynhyrchu ffurflen wybodaeth generig
a storio’r wybodaeth ar fas data canolog;
•
y polisi o godi tâl llawn ar y cleient os na ddychwelir y ffurflen asesu ganddynt, a’r peryg i
hyn arwain at boen meddwl a dyled.
Roedd y Rheolwr Gwasanaethau Cefnogol Gofal yn derbyn pryderon yr Aelodau ac fe
hysbysodd fod rhai cynghorau eraill yn cyflogi aseswyr pwrpasol i’r diben o gasglu a
dadansoddi gwybodaeth ar incwm cleientiaid. O ran cael gwybodaeth o ffynonellau eraill
eglurodd bod Deddf Diogelu Data 1998 yn rheoli'r defnydd o wybodaeth bersonol drwy fynnu
fod cyrff cyhoeddus yn cadw at reolau caeth pan fyddant yn prosesu gwybodaeth am unigolion.
Yn unol â’r rheolau hyn nid oes modd ceisio gwybodaeth gan wasanaethau neu fudiadau eraill
oni bai bod caniatâd yr unigolyn ganddynt i wneud hynny. Mewn perthynas â’r dyledion sy’n
sefyll cadarnhawyd bod trefniadau ar y gweill i ddileu’r dyledion sydd dros 6 mlwydd oed, a
hynny oherwydd nad oes modd casglu dyled sy’n hwy na chwe blwydd oed trwy’r llys.
Cadarnhawyd fod trefniadau casglu dyledion y Cyngor yn fwy cadarn erbyn hyn gyda pholisi
effeithiol mewn lle ac adroddiadau chwarterol yn cael eu cynhyrchu.
2
PWYLLGOR ARCHWILIO 12.01.06
PENDERFYNWYD:
1.
Nodi’r wybodaeth a chefnogi’r argymhellion sydd wedi’i cyflwyno i Reolwyr y
Gwasanaeth er gweithrediad.
2.
Awgrymu i’r Gwasanaeth ymchwilio i drefniadau cynghorau eraill mewn perthynas â
chasglu’r wybodaeth angenrheidiol i’r diben o fesur Incwm Cyfraniadau Gofal Cartref.
3.
Y dylid adolygu’r mater ymhen chwe mis.
(ii)
Meysydd Parcio
Cyflwynwyd - crynodeb gweithredol a chynllun gweithredu'r adroddiad archwilio mewnol ar y
Gwasanaeth Meysydd Parcio. Nodwyd bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod rheolaeth
ddigonol yn eu lle gogyfer casglu ffioedd am barcio a chasglu dirwyon am barcio anghyfreithlon.
Ymatebodd y Rheolwr Gofal Stryd a Thrafnidiaeth i’r cynllun gweithredol drwy hysbysu’r
Pwyllgor:
(i)
bod Rheolwr Parcio wedi’i benodi ers Medi 2005;
(ii) ynglŷn â threfniadau dadgrimineiddio parcio, sef bod pwerau gosod dirwyon yn trosglwyddo
o’r Heddlu i gyfrifoldeb y Cyngor, ac y bydd cynnydd maes o law yn y nifer o wardeiniaid
traffic ar y strydoedd;
(iii) y bydd staff gweinyddol a thechnegol meysydd parcio yn trosglwyddo o’r gwasanaeth
Priffyrdd a Bwrdeistrefol i’r Uned Gofal Stryd a Thrafnidiaeth Integredig yn Ebrill 2006;
(iv) y bwriedir lansio Panel Dirwyon yn 2007, fydd yn dyfarnu dirwyon sy’n cael eu cwestiynu
neu heb eu talu;
(v) bod lle i ystyried gweithio ar y cyd gyda chynghorau eraill i gysoni materion gorfodaeth
parcio yng Ngogledd Cymru;
(vi) bod lle i ystyried defnyddio cwmni gweithredwyr diogelwch annibynnol i gasglu arian o
beiriannau talu ac arddangos i’r diben o leihau’r risg i staff y Cyngor.
Gwnaethpwyd y sylwadau cyffredinol canlynol gan yr Aelodau:
-
yr angen i hyrwyddo mwy ar docyn parcio tymhorol y Cyngor ynghyd â meysydd parcio
di-dâl;
-
y dylid ystyried ffyrdd arall o wneud taliadau parcio e.e. cardiau sweip, talu trwy ffôn
symudol ag ati;
-
bod angen rheoli parcio anghyfreithlon trwy’r Sir, nid yn unig yn y mannau sydd â hanes
o barcio anghyfreithlon;
-
bod ffioedd parcio yn anghyson trwy’r Sir.
Cadarnhaodd y swyddogion y byddai’r gwasanaeth yn gweithredu ar argymhellion yr Archwiliad,
ac yn wyneb y newidiadau fydd yn cymryd lle dros y 12 mis nesaf disgwylir y bydd y trefniadau
meysydd parcio yn fwy cynhwysfawr a chadarn erbyn 2007.
PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a chefnogi’r argymhellion sydd wedi’i cyflwyno i
Reolwyr y Gwasanaeth er gweithrediad.
b)
GWAITH YR ADAIN AM Y CYFNOD 1 MEDI 2005 HYD AT 31 RHAGFYR 2005
Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar waith yr Adain Archwilio am y cyfnod 1
Medi 2005 hyd at 31 Rhagfyr 2005, sef:
•
31 adroddiad archwilio ffurfiol lle cyflwynwyd categori barn a chynllun gweithredol;
•
4 archwiliad lle cynhyrchwyd memoranda yn hytrach nag adroddiadau llawn;
•
17 archwiliad dilyniant
•
gwaith ar y gweill
3
PWYLLGOR ARCHWILIO 12.01.06
Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio a Risg ar yr adolygiad a wnaethpwyd ar y Cyfrif Imprest Ôl-ofal
Plant ar gais y Pwyllgor Archwilio yn ei gyfarfod diwethaf. Cadarnhawyd fod gweithdrefnau
newydd mewn lle a bod cytundeb rhwng y gweinyddwyr a’r Adain Archwilio Mewnol ar sut i
reoli’r cyfrif.
Gwahoddwyd cwestiynau gan yr Aelodau pryd holwyd pam y dyfarnwyd barn anfoddhaol ar
archwiliad dilyniant Penodi a Thalu Is-gontractwyr - Cyfadran Amgylchedd. Eglurodd y Rheolwr
Archwilio a Risg fod yr archwiliad gwreiddiol wedi sgorio Categori barn B, sef y rhoddwyd barn
gyffredinol bositif. Serch hynny cynigiwyd 9 argymhelliad er mwyn cryfhau rheolaeth fewnol
mewn rhai meysydd gweinyddol a technegol, a daeth yn amlwg o’r archwiliad dilyniant y bu i’r
gwasanaeth weithredu ar 3 o’r 9 argymhelliad yn unig. Hynny oedd y rheswm dros ddatgan fod
y gweithrediad yn anfoddhaol.
PENDERFYNWYD nodi a derbyn yr adroddiad ar waith yr Adain Archwilio ar gyfer y
cyfnod 1 Medi 2005 hyd at 31 Rhagfyr 2005, a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd
eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.
5.
ARDALOEDD ADNEWYDDU – ADOLYGIAD O’R SEFYLLFA STAFFIO
Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Tai Sector Breifat
Eglurwyd bod yr adroddiad gerbron yn sgil cais y Pwyllgor i’r gwasanaeth adrodd yn ôl ar yr
anawsterau i lenwi’r swydd Uwch Swyddog Adnewyddu. Cadarnhawyd bod deilydd i’r swydd
wedi ei benodi yn Nhachwedd 2005.
PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a derbyn yr adroddiad.
6.
CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2005/06
Cyflwynwyd - adroddiad y Pennaeth Cyllid ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau'r Cynllun
Archwilio 2005/06.
Adroddwyd ar statws y gwaith fel yr oedd ar 30 Rhagfyr 2005, a manylwyd ar yr amser a
dreuliwyd ar bob cynllun hyd yn hyn. Nodwyd fod gwaith wedi’i gychwyn neu ei gwblhau ar 76
allan o 127 archwiliad. Rhagwelir y bydd Archwilio Mewnol yn cyrraedd targed perfformiad eleni
o 85%. Hysbyswyd am addasiadau i’r Cynllun, sef nad oedd cyfiawnhad i archwiliad Rhent
Lleindiroedd oherwydd bod cyfanswm yr incwm mor fychan. Ychwanegwyd adolygiad o
drefniadau gweinyddol parthed Hafan Pwllheli ar gais swyddogion o’r Gyfadran Datblygu.
Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio a Risg y byddai’n adrodd i’r Pwyllgor ar unrhyw archwiliadau
sy’n llithro o’r rhaglen, gan dynnu sylw Aelodau’r Pwyllgor yn benodol at archwiliadau sydd wedi
llithro am fwy nag un blwyddyn.
PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a derbyn yr adroddiad.
Dechreuodd y cyfarfod am 10.30am a daeth i ben am 12.35pm
4
