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Université d’Angers Page : 1 Université d’Angers Support de Formation 2008/2009 Inscriptions administratives 1 – Se connecter à Apogée Enregistrement des inscr. Adm 2008/2009 Document : cours-ia 1/10 Créé le 21/09/2004 09:49:00 par Esnou Maryse Dernière modification : 17/09/2008 Université d’Angers Page : 2 3 – le menu d’accueil 2 - Les principales fonctions utilisées Mode recherche : les champs sont blancs (1) Pour commencer une recherche, cliquer sur l’icône > ? (1) (ou F7) (1) Pour exécuter une recherche, cliquer sur l’icône ? < (1) (ou taper F8) Le signe ‘%’ permet d’élargir une recherche : % = remplace n’importe quelle chaîne de caractères. (2) Pour quitter le mode recherche (2) ou [ctl+q] Mode saisie : les champs sont gris (champs obligatoires) ou verts (3) Pour accéder à une liste de valeurs cliquer sur l’icône (3) (ou F9) (4) On navigue entre les enregistrements avec les icônes ⇐ (précédent), ⇒ suivant (4) (5) pour fermer l’écran ( [ctl+q] ou 6 (2) ) 2 (6) pour enregistrer les données saisies (ou F10) (7) pour supprimer l’enregistrement (ou MAJ+F6) (8) pour créer un nouvel enregistrement. (ou F6) 3 4 1 8 7 6 5 Fenêtre de recherche Ligne de commentaires Passer de page en page Document : cours-ia 2/10 Créé le 21/09/2004 09:49:00 par Esnou Maryse Dernière modification : 17/09/2008 Université d’Angers Page : 3 3 – Les écrans à saisir Les informations personnelles INE ou BEA info. ...
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Université d’Angers Page : 1 Université d’Angers Support de Formation 2008/2009 Inscriptions administratives
1 – Se connecter à Apogée
Enregistrement des inscr. Adm 2008/2009
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Université d’Angers
3 – le menu d’accueil
2 Les principales fonctions utilisées Mode recherche:les champs sont blancs(1) Pour commencer une recherche, cliquer sur l’icône > ? (1) (ou F7) (1) Pour exécuter une recherche, cliquer sur l’icône ? < (1) (ou taper F8) Le signe ‘%’ permet d’élargir une recherche : % = remplace n’importe quelle chaîne de caractères. (2) Pour quitter le mode recherche (2) ou [ctl+q] Mode saisie:les champs sont gris (champs obligatoires) ou verts(3) Pour accéder à une liste de valeurs cliquer sur l’icône (3) (ou F9) (4) On navigue entre les enregistrements avec les icônes⇐(précédent),⇒suivant (4) (5) pour fermer l’écran ( [ctl+q] ou6(2) ) (6) pour enregistrer les données saisies (ou F10) (7) pour supprimer l’enregistrement (ou MAJ+F6) (8) pour créer un nouvel enregistrement. (ou F6) 4 1 8 7 6 5
Fenêtre de recherche
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3 – Les écrans à saisir Les informations personnelles
Les adresses
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INE ou BEA info. Très importante. UNIQUE
2008 pour lesnouveaux bacheliers Ens sup = privé ou public en France y compris ESEU et Capacité en droit
4=chez les parents
Nouveau = consultation email et login ldap
Université d’Angers Renseignements administratifs
E = Envoi A = Arrivée
82=Sans prof
Inscription aux étapes (informations scolaires)
NO=Normal
1 = initiale
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01= Etudiant
Contrôles sise importants
Université d’Angers La saisie étape (filière choisie).
Cursus externe
Les boursiers seront renseignés ici
Transferts départs (nouveauté 3.70)
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Université d’Angers La sécurité sociale
Sécurité sociale : affiliation (suite)
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Exemple : Cas le plus courant
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Université d’Angers Immatriculation de l’étudiant
Possibilité de choisir des droits facultatifs
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Donné par le Lycée
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Université d’Angers Les droits universitaires
Encaissement
Souvent CHQ
= au montant à a er
Avant de cliquer ici s’assurer que l’étudiant aie immédiatement
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Université d’Angers
4 Les inscriptions Dans le menu choisirNOUVELLE INSCRIPTION(pour l’année universitaire en cours) 3 cas vont se présenter. Il est donc important de dialoguer avec l’étudiant.
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Nouvel étudiant (sans OPI) L’étudiant n’a jamais été inscrit à l’UNIVERSITE ANGERS. Il n’est paspassé par la procédure postbac. La saisie complète du dossier se fait à partir des informations fournies par l’étudiant. Quitter le mode recherche ([ctl+q] ou (x)). Les champs deviennent gris ou verts => mode saisie Saisir entièrement le dossier. Considérer que même les champs facultatifs sont obligatoires.
Nouvel étudiant ayant une OPI (Opération Préalable à l’Inscription) L’étudiant n’a jamais été inscrit à l’UNIVERSITE ANGERS, mais il estpassé par la procédure postbac. Nous possédons déjà des informations concernant cet étudiant. La saisie ne sera que partielle. Quitter le mode recherche ([ctl+q] ou (x)). Les champs deviennent gris ou verts => mode saisie Saisirle nom (et le prénom)ou len°OPI(donnée unique) qui figure sur la convocation éditée lors de la prise de rendez vous des Postbac. Cliquer sur OPI. Sélectionner le bon étudiant (si homonymes voir la date de naissance) Terminer la saisie du dossier.
Réinscription d’un étudiant L’étudiant a déjà été inscrit à l’UNIVERSITE d’ANGERS. Des informations sont récupérées de l’année précédente. La saisie ne sera que partielle. Se mettre en mode recherche (F7, > ?). les champs sont blancs et verts. Saisir le numéro étudiant ou son nom. Exécuter la recherche (F8, ?>, entrée) Saisir les nouvelles données, si l’étudiant affiché est celui que vous voulez inscrire (contrôle date de naissance) Autre facilité : Quitter le mode recherche ([ctl+q] ou (x)). Les champs deviennent gris ou verts => mode saisie Cliquer surrechercher.(en bas à gauche)Saisir le nom et valider Sélectionner le bon étudiant. Différents écrans sont à saisir, ils vous ont été présentés précédemment. 1.Fiche individuelle de l’étudiant : Informations relatives à l’état civil Nous tenons particulièrement à ce que la saisie soit extrêmement contrôlée et complète. Nom bien orthographié avec les accents même sur les majuscules . Les prénoms en entier : JEANPAUL, MARIEFRANçOISE…°) Vérifier l'orthographe avec carte d'identité. Mettre le patronyme (pas le nom d'usage sauf pour les épouses) INE ou BEA obligatoire (le chercher sur le relevé de notes du bac ou ancienne carte ou document apogée pour les transferts) Ville de naissance mettre des tirets et accents , l’édition des diplômes en dépend: ex : La RochesurYon Vérifier département naissance et la nationalité (mise automatiquement) Bien lister les départements pour numéro correct (ex : 974) ne pas mettre 099 Taper début pays pour trouver le numéro Bac : mettre le code complet avec la spécialité (ex : ESA ), la mention. Le code établissement de l'académie doit être recherché quand il n'est pas indiqué.(liste déroulante) Bac étranger même s'il donne une précision : mettre 031 N° d’identifiant national ou BEA et bac de l’étudiant. APD : quand on n’que le recensement mette en attente La rubrique recensé ne sert qu'aux garçons de 1979 2.Adresse de l’étudiant : Adresse fixe (souvent celle des parents) et adresse pour l’année en cours. Adresse : ne pas laisser en blanc même si provisoire (même adresse à l'étranger) 3.Inscription Administrative Annuelle : Régime d’inscription (bien souvent 1=Initial), Statut (01 = Etudiant), Activité professionnelle de l’étudiant et de son représentant légal (souvent le parent). 4.Inscription Administrative aux étapes : Renseignements sur la scolarité antérieure et sur l’étape où l’étudiant s’inscrit. Bien remplir le dernier établissement fréquenté. Pour étranger mettre code 010 pour lycée ou université.
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Université d’Angers Page : 10 Dernier diplôme obtenu : P pour tout diplôme étranger Attention auPROFIL ETUDIANTdans la page INS ADM aux ETAPES, il détermine bien souvent le tarif à payer 5.Couverture sociale : Affiliation, choix de centre payeur … TRES IMPORTANT Les enfants de T.N.S.sont couverts jusqu'à leur 20ème anniversaire (ceux la ne sont pas ADMA) Le régime d’affiliation à la sécurité sociale peut être prédéterminé en fonction de l’âge, de la profession de l’étudiant, voire même de la filière choisie. A Angers, nous n’encaissons pas les ‘mutuelles étudiantes’. Contrats facultatifs choisis par les étudiants 6.Affichage des droits à payer : pour information. Les exposer clairement à l’étudiant avant de confirmer. Il est toujours possible de revenir avec ‘PRECEDENT’ sur la saisie qui a été faite et la modifier. 7.Saisie des paiements : Règlement des droits à payer. Saisie du mode de paiement. Si l’étudiant ne souhaite pas régler ses droits de suite, en aucun cas il ne faudra passer sur cette page mais arrêter la saisie juste avant ‘valider’ (mise en attente de paiement). Le paiement ne peut être partiel. Soit il est complet soit il est mis en attente A savoir que la carte d’étudiant ne sera délivrée qu’après la saisie des paiements. Bien mettre N°quittance et n° étudiant derrière les chèques Bien différencier les CCP et chèques bancaires. Bien noter les villes pour les CCP et les banques pour les chèques bancaires. Bien vérifier les libéllés de chèques (montant en chiffres et lettres) et bien vérifier que le chèque soit signé. Au cours de la saisie des messages bloquants ou non peuvent s’afficher sur l’écran ou sur la dernière ligne de la fenêtre. Ils sont souvent là pour vous aider dans votre saisie ou vous indiquer les incohérences détectées. Il ne faut pas forcément passer outre (même si parfois cela est possible). Nous insistons pour que même les champs facultatifs (verts) soient renseignés dans la mesure du possible. Des statistiques, des envois au ministère, au rectorat, la Sécurité sociale nous imposent cette rigueur.
5 Petit récapitulatif Les différents cas de figure rencontrés : Nouvel étudiantà l’Université d’Angers
MODE SAISIE (champs gris/verts) Postbac 2008 (OPI) Autre cas (non postbac 2008, arrivée de l’étranger, arrivée autre université…)
Saisie partielle
Quitter le mode recherche (ctl+q, ou X) Saisir le nom+prénom ou le n° Postbac dans OPI cliquer sur OPI Choisir le bon étudiant Compléter la saisie
Saisie complète
Quitter le mode recherche (ctl+q, ou X) Saisir complètement le dossier
Etudiant déjà inscrità l’Université d’Angers
MODE RECHERCHE (Champs blancs/verts)
Saisie partielle d u dossier sélectionné
Sur 1 ou n champs blancs , saisir ce qui ciblera l’étudiant Exécuter la recherche Compléter le dossier
Bonnes inscriptions
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