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Vérification de l’assurance-emploi – Relevé d’emploi sur le Web Février 2008 Papier ISBN : SG5-19/2008F Cat. no 978-0-662-08486-0 PDF ISBN : SG5-19/2008F-PDF Cat. no: 978-0-662-08487-7 Vérification de l’assurance-emploi – Relevé d’emploi sur le Web Février 2008 Projet numéro : 09013/05-06 Équipe de vérification Dirigeante principale de la vérification : Barbara McNab Directeur général par intérim : Stuart Saint Directeur principal par intérim : Paul LePage Directeur de vérification : Benjamin Cyr Chef d’équipe : Johanne Tremblay Équipe de vérification : Alan Chang Daniela Dan Alexandre St-Germain François-Michel Brière Conseiller en programmes :Keltie Wade Table des matières SOMMAIRE...................................................................................................................... i 1.0 CONTEXTE .......................................................................................................... 1 2.0 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION.................................................. 3 3.0 CONCLUSION ................................................................................................... 19 ANNEXE A : Plan d’action de la gestion...................................................................... 21 ANNEXE B : ISO 9126................................................................... ...
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Vérification de l’assurance-emploi Relevé d’emploi sur le Web
Février 2008
Papier ISBN : Cat. no PDF ISBN : Cat. no:
SG5-19/2008F 978-0-662-08486-0
SG5-19/2008F-PDF 978-0-662-08487-7
Vérification de l’assurance-emploi Relevé d’emploi sur le Web
Février 2008
Projet numéro :0- 63/050901 Équipe de vérification Dirigeante principale de la vérification : Barbara McNab Directeur général par intérim : Stuart Saint Directeur principal par intérim : Paul LePage Directeur de vérification : Benjamin Cyr Chef d’équipe : Johanne Tremblay Équipe de vérification : Alan Chang Daniela Dan Alexandre St-Germain François-Michel Brière Conseiller en programmes : Keltie Wade
Table des matières SOMMAIRE...................................................................................................................... i 1.0 CONTEXTE .......................................................................................................... 1 2.0 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION.................................................. 3 3.0 CONCLUSION ................................................................................................... 19 ANNEXE A : Plan d’action de la gestion...................................................................... 21 ANNEXE B : ISO 9126................................................................................................... 31
Vérification de l’assurance-emploi Relevé d’emploi sur le Web
SOMMAIRE Le relevé d’emploi (RE) sur le Web est la réponse de Développement des ressources humaines Canada (DRHC)1à la demande des employeurs présentée depuis longtemps de faciliter le processus de création du RE. Les employeurs peuvent ainsi créer et imprimer des RE en utilisant la technologie d’Internet et présenter leurs fichiers à Service Canada par voie électronique. Les objectifs sont de réduire les taux d’erreur, de mieux positionner Service Canada en matière de commerce électronique avec les employeurs, de simplifier le processus dans l’ensemble de Service Canada et de minimiser le fardeau des employeurs devant traiter la version papier des RE. La présente vérification a d’abord été approuvée dans le cadre du Plan de vérification interne axé sur les risques de Ressources humaines et Développement social Canada (RHDSC) en prévision de l’exercice 2005-2006. La création de Service Canada est intervenue avant le début de la vérification. Par la suite, la vérification a été approuvée de nouveau par le Comité de vérification et d’évaluation de Service Canada en prévision de l’exercice 2006-2007. L’objectif de la présente vérification était de donner à la haute direction du Ministère l’assurance que le RE Web atteignait ses objectifs sans nuire à l’intégrité de Service Canada. Le risque associé au fait de ne pas atteindre ces objectifs est que cela pourrait compromettre la capacité de Service Canada d’assurer la prestation de services de commerce électronique appropriés auprès des employeurs. La vérification a été entreprise à l’automne 2006. Outre l’administration centrale, le travail sur le terrain s’est déroulé dans les régions de la Colombie-Britannique et du Yukon, de l’Alberta, des Territoires du Nord-Ouest et du Nunavut, de l’Ontario, du Québec et du Nouveau-Brunswick.
Conclusion de la vérification Nous estimons que le RE Web est de plus en plus accepté et que son utilisation par les employeurs est en progression constante. Il atteindra ses objectifs; toutefois, certaines améliorations s’imposent pour qu’il déploie toutes ses possibilités en matière de commerce électronique auprès des employeurs. Principales constatations • Bien que Service Canada continue de progresser à l’égard du RE Web, il n’a pas encore réalisé tout son potentiel de commerce électronique auprès des employeurs. • de gérer le RE Web soit accessible, elle pourraitBien que l’information permettant être mieux systématisée et comprendre plus d’information pour la prise de décisions opérationnelles et stratégiques.
1la fonction d’assurance-emploi qui gère le Depuis septembre 2005, Service Canada est responsable de relevé d’emploi sur le Web. Direction générale de la vérification interne, Service Canadai
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• Les contrôles et les procédures internes sont suffisants et devraient être améliorés davantage avec la diffusion des lignes directrices et des procédures relatives au RE Web. • compris les commissions scolaires, sont généralement étonnés deLes employeurs, y constater à quel point le RE Web a simplifié le processus. • Sur les six caractéristiques qualité de la norme ISO 91262, quatre étaient respectées intégralement, tandis que deux ne l’étaient qu’en partie. Le problème le plus important est le temps d’indisponibilité attribuable à la voie de communication protégée. Le plan d’action de la direction pour assurer le suivi des recommandations découlant de la vérification figure à l’annexe A. Énoncé d’assurance Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des conclusions énoncées dans le présent rapport. Les conclusions se fondent sur des observations et des analyses des situations telles qu’elles existaient alors par rapport aux critères de vérification. Les conclusions ne s’appliquent qu’au RE Web de l’assurance-emploi. Cette vérification interne a été menée conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne et aux normes de l’Institut des vérificateurs internes pour la pratique professionnelle de la vérification interne.
2 ISO 9126 est une norme internationale servant à évaluer les logiciels. La norme se divise en quatre parties portant respectivement sur les questions suivantes : le modèle de qualité; les caractéristiques externes; les caractéristiques internes et les caractéristiques à l’utilisation. iiDirection générale de la vérification interne, Service Canada
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1.0 CONTEXTE En 2001-2002, DRHC a lancé le projet pilote RE Web auprès de dix grands employeurs qui ont présenté plus de 45 000 RE par voie électronique. Selon la rétroaction obtenue, il fallait mettre le RE Web en service et le rendre accessible à d’autres employeurs compétents. L’avantage prépondérant est le fait que les employeurs peuvent soumettre des RE au moyen d’un transfert électronique par lots plutôt que des fichiers manuels individuels. Cela réduit à la fois le temps et l’effort requis, ce qui allège le fardeau administratif pour les employeurs et pour Service Canada. Environ huit millions de RE sont délivrés chaque année par les employeurs à l’échelle du pays; pour les employeurs, le RE Web est devenu un moyen de communication de plus en plus important. En 2003-2004, le système a permis de délivrer 81 224 RE, ce qui représente environ 1 % des RE délivrés. Ce chiffre est passé à 525 453 (6,6 %) en 2004-2005 et à plus de un million (14,7 %) en 2005-2006. Au cours de l’exercice 2006-2007, la pénétration du RE Web a presque doublé le pourcentage des RE envoyés par Internet (24,8 %). La haute direction du Ministère voulait savoir si le RE Web atteignait ses objectifs, soit : réduire les taux d’erreur, mieux positionner Service Canada relativement au commerce électronique auprès des employeurs, simplifier le traitement dans l’ensemble de Service Canada et minimiser le fardeau du traitement de la version papier des RE par les employeurs canadiens. Portée Au cours des mois d’octobre et de novembre 2006, l’équipe de la Direction générale de la vérification interne a visité l’administration centrale, trois bureaux régionaux, six centres Service Canada3, le Centre de services d’assistance aux entreprises et le Centre d’inscription des entreprises, les deux étant situés à Bathurst, Nouveau-Brunswick, et une unité de marketing à Calgary, Alberta. L’Association canadienne de la paie et 18 employeurs (dont six commissions scolaires) ayant utilisé le RE Web ont également été visités. Méthodologie L’assurance a été donnée au moyen d’un certain nombre de méthodes et d’outils, notamment des entrevues (et des groupes de discussion), l’analyse de la documentation, la description des processus, l’examen des dossiers et l’observation sur les lieux. Au cours de la période allant du 13 au 22 novembre 2006, un échantillon aléatoire de 251 dossiers régionaux a été choisi afin d’évaluer la qualité du travail en région présenté à l’AC.
3 Précédemment désignés Centres de ressources humaines du Canada. Direction générale de la vérification interne, Service Canada1
2
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2.0 CONSTATATIONS À LA SUITE DE LA VÉRIFICATION Objectif de la vérification L’objectif de la présente vérification était de donner à la haute direction du Ministère l’assurance que le RE Web atteint ses objectifs sans nuire à l’intégrité de Service Canada, particulièrement lorsqu’il s’agit de répondre aux attentes des employeurs. Critère de vérification 1.0 Le RE Web devrait positionner Service Canada auprès des employeurs en matière de commerce électronique. Constatations Bien que Service Canada continue de progresser à l’égard de RE Web, il n’a pas encore réalisé tout son potentiel de commerce électronique auprès des employeurs. Les vérificateurs ont signalé que RE Web avait intensifié sa pénétration du marché au cours des cinq dernières années. Ils ont vérifié qu’un certain nombre d’éléments clés étaient en place afin d’en étendre l’utilisation, à savoir : • des stratégies de marketing • la formation • la communication • la consultation des intervenants • des plans d’urgence • la gestion des risques • les processus • les ressources appropriées Stratégies de marketing En 2006-2007, la Direction générale des opérations de Service Canada à l’AC a lancé la première stratégie nationale de marketing en mode électronique pour le RE. Récemment, on a demandé à chaque région de présenter un plan de marketing, comportant des projections ciblées concernant le recrutement d’employeurs, plan qui doit par la suite être intégré à la stratégie nationale. Chaque région doit signaler, sur une base trimestrielle, le nombre d’employeurs inscrits afin d’utiliser le RE Web. La cible de Service Canada en 2007-2008 est de recevoir 30 % des RE en mode électronique.
Direction générale de la vérification interne, Service Canada3
