La maîtrise du flux documentaire

Livre blanc Version 1.44 janvier 2011 www.formulary-france.com La maîtrise du flux documentaire Valorisation et gestion des documents avec les logiciels de la suite FORMULARY GED / GEIDE - RAD / LAD - Output-Management / Editique © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 1 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com  SOMMAIRE INTRODUCTION ................................................................................................................................................4 1 Couverture fonctionnelle de la suite FORMULARY ...................................................................................5 2 Editique, Output-Management (documents sortants) ...............................................................................7 2.1 Scénariser la personnalisation et le routage des documents ..........................................................7 2.2 Mise en forme et paramétrage des états/documents ........................................................................8 2.3 Diffusion des éditions par fax et par e-mail.......10 2.4 Archivage et indexation multicritère des éditions ...........................................................................10 2.5 Publication sur l’espace privé d’un site web.....10 3 Gestion Électronique de Documents.........................................................................................................11 3.1 De la GED à la GEIDE : évolution du concept et des fonctionnalités ............................................11 3.2 Différences entre sauvegarde informatique et archivage documentaire ......................................11 3.3 Avantages de la Gestion Electronique de Documents....................................................................11 3.4 Les principales fonctionnalités d’une GED/GEIDE12 Acquisition (capture, numérisation)............12 Indexation (indexation multicritère, classification)..................................................................................12 Stockage et restitution............................................................................................................................12 Diffusion et consultation .........................................................................................................................12 Workflow documentaire..........................................................................................................................12 3.5 Les différents types de GED/GEIDE ..................................................................................................13 La GED/GEIDE documentaliste .............................................................................................................13 La GED/GEIDE technique/qualité ..........................................................................................................13 La GED COLD........................................................................................................................................13 La GED/GEIDE métier ...........................................................................................................................13 3.6 FORMVISUALL et les modules associés : une GED/GEIDE éclectique.........................................13 3.7 La notion d’évolutivité dans le choix d’une GED/GEIDE.................................................................14 3.8 Une information centralisée et disponible qui facilite l’organisation ............................................14 3.9 Un chaînon indispensable du Système d’Information ....................................................................14 3.10 Archivage probant (archivage légal) ...............................................................................................14 3.10.1 Le cadre législatif ........................................................................................................................14 3.10.2 La norme NF Z 42-013 un référentiel de conformité...................................................................15 3.10.3 Se procurer la NF Z 42-013.........................................................................................................15 3.10.4 Les formats PDF/A en résumé....................................................................................................15 3.11 FORMVISUALL une GED/GEIDE adaptée à toutes les entreprises..............................................16 3.12 Structurer l’information présente sur les documents16 3.13 Gestion des documents sortants ....................................................................................................16 3.14 Gestion des documents entrants........16 3.15 Une gestion électronique de documents ergonomique et intuitive.............................................16 3.16 Indexation et recherches multicritères ...........................................................................................17 3.17 Connecteurs GED pour ERP ............................................................................................................17 3.18 Client léger (client-web pour Intranet ou publication Internet).....................................................17 3.18.1 Client léger (client web pour Intranet et serveurs Internet) .........................................................17 3.18.2 Avantages du client-web pour la GED/GEIDE............................................................................18 3.19 Configurations mixtes Windows + AS/400 (iSeries, Power)...............................................................18 3.20 Une base de données GED/GEIDE sous DB2-400 avec FORMARCHIVES ..................................18 3.20.1 Le gage de fiabilité de la GED lié à la plate-forme iSeries..........................................................18 3.20.2 L’interaction facilitée pour les ERP et autres applicatifs iSeries .................................................18 3.21 Sécurisation des documents et confidentialité..............................................................................18 4 Indexation automatique des documents...................................................................................................21 4.1 L’indexation des documents pour la GED/GEIDE21 4.1.1 Output-Management en indexation des documents sortants/envoyés.........................................21 4.1.2 Input-Management et indexation des documents entrants/reçus21 4.2 L'indexation automatique pour ERPs/PGIs et autres applicatifs.21 4.3 Lecture automatique des codes-barres sur les documents ..........................................................21 4.4 Etiquettes avec codes-barres collées sur les documents reçus....................................................21 4.5 Reconnaissance et lecture Automatique de Documents (RAD/LAD) ............................................21 4.5.1 FORMLADg un logiciel dont le paramétrage est visuel et convivial .............................................22 © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 2 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com  4.6 Retour sur investissement de la solution RAD/LAD........................................................................22 4.7 Indexation automatique des documents bureautiques...................................................................22 © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 3 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com  INTRODUCTION La relation aux clients et la relation aux fournisseurs sont inscrites au cœur des stratégies de développement des entreprises. Une grande quantité de données est exploitée au travers des applicatifs du type ERP/PGI ; il s’agit de données structurées. Mais le document non-structuré demeure le support de l’information par excellence quand la plupart des échanges s’effectue avec des imprimés, des fax, des e-mails ou des fichiers PDF. Toute l’activité des entreprises s’exerce au travers des documents qu’il s’agisse des bons de commande envoyés, des bons de commande reçus, des factures envoyées, des factures reçues, des bons de livraison ou des courriers et des e-mails. Les entreprises qui gèrent des flux documentaires dans des volumes importants sont souvent confrontées à la nécessité de valoriser, de structurer et de gérer l’information véhiculée sur ces documents. Gestion des documents sortants Les documents sortants comme les factures ou les bons de livraison sont généralement produits à partir des données structurées des ERPs/PGIs. Le dispositif à mettre en œuvre ciblera une mise en forme personnalisée des documents et un choix automatique des media de diffusion en fonctions des données présentes dans chaque page de l’édition initiale. Les logiciels d’Editique sont destinés à la composition automatique de documents esthétiques et personnalisés en fonction des données présentes dans les documents édités à partir des ERP/PGI et des autres applicatifs de gestion. En complément, ces logiciels permettent de gérer automatiquement l’impression ou le routage des documents sur le canal de diffusion le mieux approp