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Association des Utilisateurs
du Réseau de l’ABES (AURA)
ETUDE SUR LA CARTE DOCUMENTAIRE, LE PEB
ET LA FOURNITURE DE DOCUMENTS A DISTANCE
Synthèse générale V2.
Mai 2006 AURA – Etude PEB-FDD
1. Premier commentaire des statistiques WEBSTAT et ASIBU .......................... 3
2. Approfondissement des données chiffrées ..................................................... 7
2.1 Quelques enseignements issus d’un sondage complémentaire .....................................7
2.2 Quelques constats issus de l’instruction et des entretiens...........................................10
3. Premières conclusions et questionnements.................................................. 11
3.1 La demande de FDD ...................................................................................................11
3.2 ande de PEB....................................................................................................11
3.3 Quelques idées à préciser............................................................................................11
3.4 Tendances observées à l’étranger ...............................................................................12
4. Orientations ....................................................................................................... 13
4.1 Quelques principes généraux ...
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ETUDE SUR LA CARTE DOCUMENTAIRE, LE PEB
ET LA FOURNITURE DE DOCUMENTS A DISTANCE
Synthèse générale V2.
Mai 2006
AURA – Etude PEB-FDD
1.
Premier commentaire des statistiques WEBSTAT et ASIBU .......................... 3
2.
Approfondissement des données chiffrées ..................................................... 7
2.1
Quelques enseignements issus d’un sondage complémentaire .....................................7
2.2
Quelques constats issus de l’instruction et des entretiens...........................................10
3.
Premières conclusions et questionnements.................................................. 11
3.1
La demande de FDD...................................................................................................11
3.2
La demande de PEB....................................................................................................11
3.3
Quelques idées à préciser............................................................................................11
3.4
Tendances observées à l’étranger ...............................................................................12
4.
Orientations....................................................................................................... 13
4.1
Quelques principes généraux à mettre en avant..........................................................13
4.2
Les objectifs et les orientations...................................................................................14
5.
Analyse des orientations.................................................................................. 15
5.1
La diffusion de documents numérisés en format PDF................................................15
5.2
Le cas particulier des thèses........................................................................................17
5.3
Un guichet web unique pour la FDD ? .......................................................................20
5.4
Le paiement en ligne...................................................................................................22
5.5
L’équation prix-délai-fourniture .................................................................................24
5.6
La concentration des demandes vers les grands fournisseurs .....................................26
5.7
B2C, B2B et facturation interne..................................................................................28
6.
Des scénarios possibles .................................................................................. 30
6.1
Eléments de scénarios.................................................................................................30
6.2
Contribution de ces éléments de scénarios aux objectifs............................................31
6.3
Les scénarios proposés................................................................................................32
6.4
Plan de mise en oeuvre du scénario « FDD concentrée avec guichet unique »...........37
7.
Annexe 1 : Demandes Pica émises et reçues (bilan 2004)............................ 39
8.
Annexe 2 : Statistiques ASIBU 2004 ............................................................... 45
2/46
AURA – Etude PEB-FDD
1. Premier commentaire des statistiques WEBSTAT et ASIBU
Les premières sources disponibles pour appréhender le fonctionnement du PEB dans le réseau académique
français sont les statistiques 2004 de l’ABES, disponibles avec l’outil
WebStat
sur le site de l’ABES.
Les deux tableaux de base
Service de prêt Pica – Demandes émises – Bilan 2004
•
•
Service de prêt Pica – Demandes reçues – Bilan 2004
sont reproduits en
Annexe 1.
De ces tableaux on peut extraire la synthèse suivante, en groupant les établissements par typologie :
3/46
AURA – Etude PEB-FDD
Synthèse des chiffres 2004 : éclatement par typologie d'établissement et regroupements
Typologie
Demandes
reçues
Demandes
reçues / total
idem
Demandes
satisfaites
Demandes
satisfaites /
demandes
reçues
Demandes
satisfaites /
total idem
Demandes
satisfaites
par copies
Demandes
satisfaites par
copies /
demandes
satisfaites
Demandes
satisfaites par
copies / total
idem
R
R / Σ
R
S
S
/
R
S / Σ
S
C
C
/
S
C / ΣC
Sciences et santé
120574
42%
99593
83%
45%
82822
83%
64%
Economie, droit et gestion
21051
7%
15432
73%
7%
6046
39%
5%
Sciences humaines
52147
18%
35793
69%
16%
9790
27%
8%
Grands établissements
13707
5%
9542
70%
4%
5690
60%
4%
Grandes pluridisciplinaires
68961
24%
52695
76%
24%
23113
44%
18%
Petites et moyennes plurid.
11190
4%
6717
60%
3%
1600
24%
1%
Total
287630
100%
221545
77%
100%
129315
58%
100%
Autres regroupements
Généralistes (mp + gp)
80151
28%
59412
74%
27%
24713
42%
19%
Spécialisés (sh + sm + sd + ge)
207479
72%
160360
77%
72%
104348
65%
81%
16 plus actifs (> 5000)
153980
54%
122084
79%
55%
86491
71%
67%
CADIST
137747
48%
107362
78%
48%
71276
66%
55%
4/46
2006-05-31
AURA – Etude PEB-FDD
Les premières remarques sont, avant les ajustements complémentaires :
En faisant des regroupements par grande discipline :
Pour les
sciences dures
, la part est importante et sans surprise :
•
•
•
•
•
•
•
o
42 % des demandes reçues
o
83 % de demandes satisfaites / reçues
o
64 % des demandes satisfaites par reproductions
Les
sciences humaines
représentent en revanche :
o
18 % des demandes reçues
o
69 % seulement de demandes satisfaites / reçues
o
8 % seulement des demandes de reproductions
Les
sciences économie / droit/ gestion
représentent :
o
7 % des demandes reçues
o
73 % de demandes satisfaites / reçues
o
5 % des demandes satisfaites par reproductions
En faisant des regroupements par grand type d’établissement :
Les
établissements généralistes
(mp + gp) représentent :
o
28 % des demandes reçues,
o
74 % des demandes satisfaites / reçues
o
27 % des demandes satisfaites / total satisfaites
Les
établissements spécialisés
(sh + sd + sm + ge) représentent :
o
72 % des demandes reçues,
o
77 % des demandes satisfaites / reçues
o
72 % des demandes satisfaites / total satisfaites
Les
CADIST
en général représentent :
o
48 % des demandes reçues,
o
78 % des demandes satisfaites / reçues
o
48 % des demandes satisfaites / total satisfaites
16
établissements très actifs
(> 5000 demandes reçues / an, CADIST ou non) représentent à eux seuls :
o
54 % des demandes reçues,
o
79 % des demandes satisfaites / reçues
o
55 % des demandes satisfaites / total satisfaites
5/46
AURA – Etude PEB-FDD
Remarques générales et tendances observées :
le poids du secteur scientifique, et le rôle des CADIST dans la fourniture : 45% des fournitures sont
concentrés sur ces établissements.
•
•
•
•
•
le pourcentage des demandes satisfaites sur le total des demandes satisfaites est toujours égal au
pourcentage des demandes reçues sur le total des demandes reçues.
Les demandes de FDD d’articles sont en diminution sensible du fait du nombre toujours croissant de
revues numérisées consultables en ligne. On suppose que la demande va se focaliser sur les thèses et les
documents patrimoniaux. La généralisation d’OpenURL est-elle susceptible d’aider l’usager à se rabattre
sur une version numérisée quand elle existe ?
En Sciences dures, c’est plutôt le laboratoire qui paye. En Sciences humaines, c’est plutôt l’étudiant.
La déconnexion entre le service de PEB recevant les demandes à émettre et les service des acquisitions
est patente. Il y a des cas où il vaudrait mieux acheter un document disponible et pas cher plutôt que
demander son emprunt.
Correction pour les demandes arrivant hors réseau, par les statistiques ASIBU
D'après les chiffres ASIBU 2004 obtenus, il apparaît que pour l'ensemble des BU+BIU (donc sans tenir
compte des Grands établissements), les chiffres WEBSTAT 2004 représentent 78% des chiffres ASIBU
(c’est-à-dire qu’en moyenne, 22 % des demandes arrivent hors SUDOC). Par établissement, le pourcentage
de demandes SUDOC varie de 45% à 100%, avec une valeur médiane à 83%, et compte non tenu de trois
chiffres écartés car inexplicables : Université du Littoral : 8%, Lyon INSA : 28 %, Versailles Saint Quentin :
28 %
Les statistiques ASIBU 2004 sont reproduites en Annexe 2.
6/46
AURA – Etude PEB-FDD
2. Approfondissement des données chiffrées
2.1 Quelques enseignements issus d’un sondage complémentaire
Les établissements ci-dessous
1
ont fait l’objet d’un questionnaire complémentaire visant à préciser certains
chiffres :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
% de demandes reçues de France hors du réseau SUDOC
% de demandes reçues de l’étranger
ETP travaillant au PEB
Répartition des ETP par catégories A / B / C
% des thèses dans les demandes de PEB
Temps moyen passé sur une transaction de PEB (toutes tâches)
Temps moyen passé sur une transaction de FDD (toutes tâches)
Tarif pour le prêt d’un document primaires
Tarif pour la fourniture d’une copie
1
La BU de Nantes a également été sollicitée mais n’a pas répondu.
7/46
AURA – Etude PEB-FDD
Une partie de ces chiffres permet d’établir les ratios suivants :
SCD
Discipline
Demandes
émises /
an via
SUDOC
(chiffres
ASIBU *)
Demandes
reçues / an
via
SUDOC
(chiffres
Webstat)
Total des
demandes
reçues / an
(chiffres
ASIBU)
Total des
demandes
fournies /
an
(chiffres
ASIBU)
% deman-
des reçues
de France
hors
SUDOC
% deman-
des reçues
de
l’étranger
ETP
employés
au PEB-
FDD
Nbre de
demandes
reçues /
ETP
Nbre de
demandes
fournies /
ETP
% de
thèses
deman-
dées
BIUM
Santé
1306
33200
54705
48687
34 %
1 %
12
4559
4057
3 %
BIUSJ
Sciences
465
4520
8025
6500
43,5 %
1,15 %
2,7
2972
2407
7 %
BNUS
Global
3245 *
13100
est. 13865
13591
5,5 %
7,1 %
3
4622
4530
Grenoble 1
Sciences
Santé
3775
7300
7950
6122
20 %
10 %
0,5 %
1,8
1,8
7 %
35 %
INHA
SHS
3681 *
3680
est. 3920
2654
6,1 %
6,9 %
1
0,05 %
Lille 2
Eco-droit
Santé
4754
3800
4180
3720
5 %
20 %
1 %
5 %
2,4
1,3
30 %
65 %
Lyon 1
Sciences
Santé
6920
19660
25800
24252
30 %
17 %
0,25 %
0,42 %
2,5
2,8
2 %
7,5 %
Lyon 2
SHS
876
965
1250
950
23 %
4 %
1,33
3 %
MNHN
Sciences
4479 *
4480
est. 5750
4525
22 %
7 %
1,75
5 %
Montpellier
Santé
6163
6160
7710
5551
13 %
1 %
4
31 %
Sorbonne
SHS
8743
8750
9970
6780
4 %
6,85 %
4,5
7,8 %
Toulouse 2
SHS
6600
6600
7052
4090
3,25 %
2,45 %
1,4
15 %
* sinon : WEBSTAT.
8/46
2006-05-31
AURA – Etude PEB-FDD
La demande hors réseau SUDOC est forte (20 à 40%) en Sciences d’abord et en Médecine ensuite
Le pourcentage de demandes reçues hors réseau est le plus important pour les Sciences et la Santé en général
entre 22 et 44 %). Ceci s’explique par l’existence de nombreuses entreprises et laboratoires demandeurs de
FDD mais travaillant hors du domaine universitaire. Ces demandes parviennent aux fournisseurs soit
directement soit via l’INIST.
La demande étrangère est généralement faible mais peut atteindre 7 % du flux
Elle ne dépasse pas 7 % ; les pourcentages les plus forts sont atteints pour les établissements où la spécificité
française est la plus forte, c’est-à-dire en SHS. Pour la BNUS ce chiffre s’explique par la spécificité
historique de cet établissement, raison qui peut aussi être évoquée pour le MNHN. Hormis ces cas
spécifiques, la demande étrangère pour du PEB-FDD tourne autour de 1%.
Le prêt des thèses est faible
Il est difficile de tirer des enseignements car les chiffres sont très variables (de 0 à 35 %). Certains
établissements prêtent beaucoup de thèses : Santé, Droit. D’autres ne prêtent pas (l’INHA renvoie
systématiquement vers l’ANRT) ou pratiquent des tarifs dissuasifs (comme la BIUM, pour les thèses
d’exercice). Il faut signaler de plus que le prêt des thèses ne concerne pas, en principe, les BIU mais
seulement les BU.
Charge et efficacité
Les ETP employés au service du PEB et des FDD sont en charge de :
la gestion des demandes émises (aide à la localisation, transmission, facturation à la remise au lecteur)
•
•
•
la gestion des demandes reçues (en mettant ici toutes les tâches effectuées que le document soit fourni ou
pas)
la gestion de la fourniture elle-même (prélèvement, emballage, reproduction, facturation...)
La meilleure approximation du nombre de demandes traitées et fournies par ETP viendra donc des
établissements où le nombre de demandes émises est le plus faible en proportion des demandes reçues (la
BIUM : 2,5 %, la BIUSJ : 5,8 % et la BNUS : 23 %).
Elle peut être estimée dans la fourchette 3000 – 4500 traitements par an et par ETP. Cette estimation
doit être tempérée par le fait que le traitement n’inclut pas toujours le temps de traitement de la régie des
paiements : celui-ci peut être traité par un service comptable pour lequel la charge de travail n’est pas
connue.
De manière générale, on peut donc avancer que :
•
Le traitement d’un PEB chez le fournisseur va prendre entre 25 et 35 mn tout compris, en fonction de
l’organisation du travail. A ce temps s’ajoute celui du traitement de la demande du côté du demandeur,
de tel sorte que le total doit s’établir entre 30 mn et une heure. Les temps les plus importants reviennent
naturellement aux documents les plus fragiles ou les plus volumineux (thèses).
•
En prenant l’hypothèse que le temps de traitement d’une demande émise est égal à environ la moitié de
celui d’une demande reçue, on peut estimer que le temps total de traitement d’un PEB-FDD se situe
entre 40 et 60 mn.
•
L’efficacité grandit visiblement avec le nombre de demandes traitées, signe tangible d’une
industrialisation du processus dans les établissements fournisseurs les plus actifs.
•
Les coûts sont différents mais proches : 5 à 7 € le PEB, 5 € la FDD de 50 pages. Ils sont parfois gradués
selon l’origine des clients, et peuvent porter un effet dissuasif pour certains types de docs (les thèses
d’exercice à la BIUM, par exemple).
9/46
AURA – Etude PEB-FDD
2.2 Quelques constats issus de l’instruction et des entretiens
Des entretiens ont été menés avec les responsables du PEB des établissements suivants : la BIUM (M.
Cobolet), la BINHA (Pierre-Yves Belfils), la BIU Sorbonne (Mme Roguet) et la BIU Jussieu (Anne-Marie
Malibert).
Organisation
•
Organisation et répartition des tâches : les agents en charge du PEB/FDD sont généralement polyvalents
entre les tâches de vérification, magasinage, reproduction et envoi/réception des documents.
•
Les processus de traitement, techniques comme administratifs restent assez archaïques :
o
Le paiement en ligne n’est pas pratiqué (et il serait générateur d’une très grande économie de
délai).
o
Le principe d’un engagement de délai (avec un tarif adapté selon le délai) n’existe pas : la
recherche réelle de la qualité de service n’est pas contractualisée.
o
L’utilisation du format PDF pour la transmission des FDD est quasiment inexistante. Elle serait
la garantie, hors contraintes juridiques, d’une transmission rapide, pour le fournisseur comme
pour le client.
o
Les établissements ne disposent pas d’information statistique en provenance du SUDOC leur
permettant de savoir qu’un titre, un article a été demandé n fois, et ne gèrent pas eux-mêmes ce
genre de statistique. Celle-ci pourrait pourtant être la base d’un traitement plus industriel des
demandes, avec un traitement de la demande ou de la fourniture adapté à la fréquence : réachat
ou demande de PEB, photocopie ou numérisation PDF, etc.
Politique de prêt et de fourniture
•
Ce qu’on ne prête pas (thèses, documents plus ou moins anciens) ou ce qu’on ne fournit pas, est différent
d’une bibliothèque à l’autre. Il n’y a pas à cet égard de politique clairement définie.
•
Certains établissements fournissent aux privés et aux particuliers, d’autres se cantonnent aux institutions
publiques.
•
La BIUM pratique, pour certaines demandes de documents patrimoniaux libres de droit, un tarif « moitié
prix » pour une numérisation des documents et leur mise en ligne sur le site. Ceci permet de combiner
une politique de service avec la capitalisation patrimoniale.
Coûts et facturation
•
Les coûts de facturation du PEB et de la fourniture de documents ne sont pas identiques : un écart de 30
à 40% sur le PEB (5 à 7 €) ou la FDD (4 à 6 € pour un article ou pour les 50 premières pages est
fréquent. Néanmoins, il existe une harmonisation de fait pour une discipline donnée (sciences et
médecine).
•
La sensibilité de la demande au prix n’est pas facile à prouver. Elle dépend de deux facteurs essentiels :
l’urgence du besoin et l’identité du payeur (si le payeur est un chercheur ou un étudiant, il sera sans
doute plus circonspect que si c’est son laboratoire)
•
La pratique d’un prix différent selon l’origine des clients est répandue : le client privé ou étranger paie
généralement 50 à 100% plus cher.
•
Les modalités de facturation – TVA, facturation interne – sont diverses ainsi que les outils utilisés au
niveau local. Certaines bibliothèques gèrent une comptabilité double ou triple (en local, sur le système de
l’Université et sur la balance du SUDOC).
•
L’effet dissuasif du prix est utilisé pour certains types de docs (thèses par exemple).
10/46
AURA – Etude PEB-FDD
3. Premières conclusions et questionnements
3.1 La demande de FDD
45 % des demandes reçues sont satisfaites par FDD, ce qui représente 58 % des demandes satisfaites.
•
•
•
•
•
•
•
•
En STM, ces pourcentages sont maximaux : 69 % des demandes et 83 % des demandes satisfaites
En SHS ils sont au contraire minimaux : 19 % des demandes et 27 % des demandes satisfaites
Dans le domaine STM, la demande de FDD est une activité vitale pour l’efficacité de la recherche et elle y
affiche un fort taux de satisfaction. Cependant :
Elle est mal outillée : mauvaise connaissance de la statistique des demandes, pas de reproductibilité de la
fourniture associée.
Elle est fragile juridiquement puisque rien ne soutient l’usage du PDF, qui serait sans doute un facteur
d’accélération de la transmission.
Faute de possibilité de paiement direct, elle repose sur des circuits administratifs longs, probablement
plus chers que la fourniture elle-même.
Elle est souvent l’objet d’une facturation systématique consommatrice de temps (le traitement d’une
facture revient à 7 € à une agence comptable !)
Alors qu’elle s’adresse à des clients de divers types, elle n’est pas gérée suivant des engagements
variables de résultats (délai, qualité)
En somme, elle pourrait largement évoluer en termes de satisfaction ou de délai mais peut difficilement le
faire sur la base des contraintes qui précèdent.
3.2 La demande de PEB
Les demandes satisfaites par un PEB sont majoritaires dans les domaines Economie-Droit-Gestion et SHS.
Par rapport à la FDD, ce processus souffre d’une logistique plus lente et plus lourde. Les points suivants
doivent être mis en perspective :
•
La demande PEB hors du réseau SUDOC est faible et les demandes de PEB arrivent majoritairement
localisées. Ceci devrait être un facteur de bonne efficacité.
•
Si le taux de satisfaction n’est pas optimal, c’est que dans bon nombre de cas, le document demandé est
déclaré indisponible au prêt, pour des raisons diverses :
o
Trop ancien
o
Déjà prêté
o
Format inadéquat (in-plano, in-folio...)
o
En réparation
o
Manque en place
o
Décision interne de l’établissement.
•
L’évolution du PEB, en particulier concernant le taux de satisfaction pour le demandeur, passe
probablement par :
o
la mise à disposition de fonds dédiés à cette activité, pour lesquels l’indisponibilité sera réduite
au minimum
o
une transformation progressive du PEB en FDD, voire en bibliothèque numérique, pour les
documents les plus demandés et les plus anciens
3.3 Quelques idées à préciser
Du point de vue des usagers, on peut élucider les points suivants :
o
Comment faciliter la commande et le paiement ?
o
Faut-il proposer la réception à domicile, pour éviter de devoir passer par la BU à l’aller ou au
retour ?
o
Comment améliorer la qualité d’impression des reproductions ?
11/46
