Interne Audit
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Interne Audits Inhaltsübersicht EINFÜHRUNG 3 Was ist ein Audit? 3 BEDEUTUNG DES QUALITÄTSMANAGEMENTS – EIN EXKURS 4 Kundenorientierung 5 Zielorientierung 5 Prozessorientierung 6 Transparenz 6 Mitarbeiterorientierung 7 Ständige Verbesserung 7 AUDITARTEN 8 DIE UNTERSCHEIDUNG NACH AUDITGEGENSTAND 9 a) Systemaudit 11 b) Produkt- und Dienstleistungsaudit 11 c) Prozessaudit 12 DIE UNTERSCHEIDUNG NACH DEM INITIATOR DES AUDITS 14 First Party Audits 14 Second Party Audits 14 Third Party Audits 14 UNTERSCHEIDUNG NACH INTERNEN UND EXTERNEN AUDITS 15 GEPLANTE UND ANLASSBEZOGENE AUDITS 15 GRÜNDE FÜR DIE DURCHFÜHRUNG VON AUDITS 16 ANFORDERUNGEN AN AUDITOREN 18 INTERNE AUDITS UND ISO 9001:2000 20 © B&B Verlag für Sozialwirtschaft GmbH Seite 1 von 41 Interne Audits AUDITABLAUF 25 VORBEREITUNG UND PLANUNG 26 Auditcheckliste 26 PRÜFUNG DER SYSTEMDOKUMENTE 26 PLANUNG DER AUDITDURCHFÜHRUNG 27 Auditplan 27 AUDITDURCHFÜHRUNG 29 Einführungsgespräch 29 Das Verhalten von Auditoren 29 AUDITMETHODEN 31 a) Einzelinterview 31 b) Beobachtung 34 c) Inaugenscheinnahme 34 d) Stichprobenprüfung 34 BEWERTUNG DER ERGEBNISSE 35 Beurteilung von Informationen 35 Bewertung von Auditfeststellungen 36 Bewertung von Abweichungen 36 Auditbericht 36 Abschlussgespräch 37 ÜBERWACHUNG DER KORREKTURMAßNAHMEN 40 POTENZIAL INTERNER AUDITS 41 © B&B Verlag für Sozialwirtschaft GmbH Seite 2 von 41 Interne Audits Unterscheidung nach internen und externen Audits ...
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Deutsch
Interne Audits
© B&B Verlag für Sozialwirtschaft GmbH
Seite 1 von 41
Inhaltsübersicht
EINFÜHRUNG
3
Was ist ein Audit?
3
BEDEUTUNG DES QUALITÄTSMANAGEMENTS – EIN EXKURS
4
Kundenorientierung
5
Zielorientierung
5
Prozessorientierung
6
Transparenz
6
Mitarbeiterorientierung
7
Ständige Verbesserung
7
AUDITARTEN
8
DIE UNTERSCHEIDUNG NACH AUDITGEGENSTAND
9
a)
Systemaudit
11
b)
Produkt- und Dienstleistungsaudit
11
c)
Prozessaudit
12
DIE UNTERSCHEIDUNG NACH DEM INITIATOR DES AUDITS
14
First Party Audits
14
Second Party Audits
14
Third Party Audits
14
UNTERSCHEIDUNG NACH INTERNEN UND EXTERNEN AUDITS
15
GEPLANTE UND ANLASSBEZOGENE AUDITS
15
GRÜNDE FÜR DIE DURCHFÜHRUNG VON AUDITS
16
ANFORDERUNGEN AN AUDITOREN
18
INTERNE AUDITS UND ISO 9001:2000
20
Interne Audits
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AUDITABLAUF
25
VORBEREITUNG UND PLANUNG
26
Auditcheckliste
26
PRÜFUNG DER SYSTEMDOKUMENTE
26
PLANUNG DER AUDITDURCHFÜHRUNG
27
Auditplan
27
AUDITDURCHFÜHRUNG
29
Einführungsgespräch
29
Das Verhalten von Auditoren
29
AUDITMETHODEN
31
a)
Einzelinterview
31
b)
Beobachtung
34
c)
Inaugenscheinnahme
34
d)
Stichprobenprüfung
34
BEWERTUNG DER ERGEBNISSE
35
Beurteilung von Informationen
35
Bewertung von Auditfeststellungen
36
Bewertung von Abweichungen
36
Auditbericht
36
Abschlussgespräch
37
ÜBERWACHUNG DER KORREKTURMAßNAHMEN
40
POTENZIAL INTERNER AUDITS
41
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Seite 15 von 41
Unterscheidung nach internen und externen Audits
Prinzipiell kann man auch eine einfache Unterscheidung in interne und
externe Audits vornehmen:
Das First Party Audit ist ein
internes Audit
, d. h. es wird von der
Organisation selbst veranlasst zu eigenen internen Zwecken.
Second Party Audits und Third Party Audits sind
externe Audits
, die
jeweils durch außenstehende, also externe, Organisationen veranlasst
und durchgeführt werden.
Geplante und anlassbezogene Audits
Geplante Audits
sind alle internen Audits im Sinne des Normenabschnitts
8.2.2, die dazu dienen die Konformität des Systems mit der Norm und die
Wirksamkeit des Systems festzustellen.
Darüber hinaus können in begründeten Fällen
anlassbezogene Audits
durchgeführt werden. Diese finden kurzfristig statt, etwa wenn bestimmte
Fehler
im
Prozessablauf
festgestellt
wurden.
Außerordentliche,
anlassbezogene Audits können in der langfristigen Auditplanung nicht
festgelegt werden.
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Seite 22 von 41
Welche Forderungen beinhaltet der Abschnitt 8.2.2 und was bedeutet
das?
•
Die Organisation
muss
in geplanten Abständen interne Audits
durchführen.
Interne
Audits
sind
nicht
einmalig,
sondern
regelmäßig
durchzuführen. Es gibt im Normtext keine Vorgabe über die
Häufigkeit von Audits. Um jedoch das Werkzeug „Audit“ auf
Managementebene optimal nutzen zu können, empfiehlt es sich,
mindestens einmal im Quartal, oder sogar monatlich,
Audits
durchzuführen. Somit verfügt die Führungsebene über ein
wertvolles Mess- und Steuerungsinstrument, dessen Ergebnisse
mit in die Managementbewertung einfließen.
•
Ein Auditprogramm
muss
geplant werden.
Audits sollten möglichst jährlich geplant werden. Diese langfristige
Planung von Audits ermöglicht eine gezielte Berücksichtigung von
Ferien- bzw. Urlaubszeiten, Monatsabschlüssen und anderen
relevanten Ereignissen. So können notwendige Ressourcen, d.h. in
erster Linie Personal, für die Durchführung des Audits rechtzeitig
geplant und zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden.
Der Status und die Bedeutung der zu auditierenden Prozesse und
Bereiche sowie Ergebnisse früherer Audits müssen bei der Planung
beachtet werden. Ergebnisse früherer Audits können durchaus
festgestellte Abweichungen beinhalten, deren Beseitigung in einem
Nachaudit überwacht wird.
Das Resultat dieser langfristigen Planung ist das Auditprogramm.
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Bewertung der Ergebnisse
Beurteilung von Informationen
Der Auditor beurteilt die Informationen der Interviews nach der
Vorgehensweise der DIN EN ISO 19011.
Erfassung durch angemessene
Stichprobenentnahme
Informationen
Verifizierung
Auditnachweise
Beurteilung gegenüber
Auditkriterien
Auditfestellungen
Bewertung
Auditschlussfolgerungen
Informationsquellen
Interne Audits
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Auditbericht
Seite 1 von 2
M
U
S
T
E
R
FIRMENLOGO
Auditbericht-Nr.:
Datum:
Systemaudit
Auditleiter:
Produktaudit
Auditor(en):
Prozessaudit
Teilnehmer/
Gesprächspartner:
Dienstleistungsaudit
Auditierter Bereich:
Relevante
Dokumente:
QMH- / Produkt-
Änderungsstand:
Lfd
-Nr.
Festellungen
Maßnahmen
Termin
Verantwor-
tung
Realisie-
rung
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