HR Audit
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/.HR-Audit-SelbsttestBemerkungen☺HR-Strategie/ PlanungsplausibilitätPassen Ihre in der Personal-Strategie (auch wenn diese vielleicht nicht explizit festgelegt und formuliert Personal- 1Strategie ist) festgelegten Maßnahmen zur Erreichung Ihrer Personalmanagement-Ziele bzw. zur Bewältigung Ihrer Unternehmens-Phase (Stagnations-, Konsolidierungs-/Restrukturierungs- oder Wachstumsphase)? bestätigt ? - kommuniziert ?Gibt es entsprechendes HR-Budget ?Personal- 2budget Welche P-Ressourcen halten Sie intern vor, und wie passen diese zu Ihrer P-Strategie und der U-Phase (Effektivitätsfrage: Sind die P-Ressourcen die richtigen)?3 Wird die P-Dienstleistung den Bedarfsträgern intern weiterverrechnet? Wie läuft das Controlling dazu ab ?Personal- 4 Haben Sie eine mittel- und langfristige Personalplanung (1 - 3, ggf. 5 Jahre)?Ist diese Planung aussagekräftig bzgl. Qualität und Quantität ?planung 56 Bei Wachstum: Haben Sie eine abgeleitete Recruitmentplanung mit transparenten Kosten für Ansprache, Auswahl und Integration?Effizienz der 7 Haben Sie über Förderung eigener Ressourcen anstelle Besetzung von extern gedacht?Haben Sie Maßnahmen aufgesetzt, um aus den bestehenden Ressourcen das Optimale herauszuholen Personal- 8kosten bzw. (PE: Zeitmanagement, Projektmanagement, Führung etc.)?Liegt die Fluktuationsrate unter 5%?MA-Leistung 910 Liegt die Fehlzeitenquote unter 5%?Strategische 11 Haben Sie für strategische P-Projekte (Einführung variabler Vergütung, ...
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HRAuditSelbsttest
HRStrategie/ Planungsplausibilität/.☺ Personal1 PassenIhre in der PersonalStrategie (auch wenn diese vielleicht nicht explizit festgelegt und formuliert Strategieist) festgelegten Maßnahmen zur Erreichung Ihrer PersonalmanagementZiele bzw. zur Bewältigung Ihrer UnternehmensPhase (Stagnations, Konsolidierungs/Restrukturierungs oder Wachstumsphase)? bestätigt ? kommuniziert ? Personal2 Gibtes entsprechendes HRBudget ? budgetWelche PRessourcen halten Sie intern vor, und wie passen diese zu Ihrer PStrategie und der U Phase (Effektivitätsfrage: Sind die PRessourcen die richtigen)? 3 Wirddie PDienstleistung den Bedarfsträgern intern weiterverrechnet? Wie läuft das Controlling dazu ab ? Personal4 HabenSie eine mittel und langfristige Personalplanung (1 3, ggf. 5 Jahre)? planung5 Istdiese Planung aussagekräftig bzgl. Qualität und Quantität ? 6 BeiWachstum: Haben Sie eine abgeleitete Recruitmentplanung mit transparenten Kosten für Ansprache, Auswahl und Integration? Effizienz der7 HabenSie über Förderung eigener Ressourcen anstelle Besetzung von extern gedacht? PersonalSie Maßnahmen aufgesetzt, um aus den bestehenden Ressourcen das Optimale herauszuholen8 Haben kosten bzw.(PE: Zeitmanagement, Projektmanagement, Führung etc.)? MALeistung9 Liegtdie Fluktuationsrate unter 5%? 10 Liegtdie Fehlzeitenquote unter 5%? StrategischeSie für strategische PProjekte (Einführung variabler Vergütung, M&A, PAbbau) das Knowhow11 Haben Maßnahmenan Bord? ProjekteIhre PProjektleiter auch ausgebildet in Projektmanagement?12 Sind 13 Sinddie laufenden und geplanten strategischen Projekte professionell aufgesetzt?
Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater
Bemerkungen
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Personalgewinnung & Integration/.☺ Plander RecruitingProzess definiert ? dokumentiert ? Wer wird einbezogen ? Vor/ Endauswahl ?14 Ist Anreiz15 Wieerfolgt die Medienansprache/ Personalmarketing/ (Fach)Hochschule/ Messen ? Auswahl16 Gibtes: Interviewleitfaden, Mustervorlagen f. Korrespondenz, Entscheidungshilfen, Beteiligung ? Inte ration17 Gibtes für neue MA ein "Willkommenspaket"?; EAP?; Paten od. Mentorsystem ? Vergütung(smodelle) Fixumbei Ihnen Gehaltserhöhungen im Fixum nach Leistung erhöht oder pauschal verteilt18 Werden („Gießkanne“)? Gehaltsstruktur ? Variable19 NutzenSie tarifliche leistungsabhängige Elemente wirklich variabel, oder werden die daraus Vergütungabgeleiteten Zulagen eher fix verwendet? PrämienSie ein variables Vergütungselement? vertraglich vereinbart ?20 Haben 21 Istdie Berechnung der variablen Vergütung bei Ausscheiden geregelt? 22 Funktioniertdas Zielvereinbarungssystem so effizient, dass mangelnde Leistung wirklich zu einer Variabilisierung nach unten führt? 23 BietenSie ein DeferredCompensationModell für die variable Vergütung an? Lohnnebenkosten Benefits24 BietenSie steuerbegünstigte Benefits an und senken damit Ihre Lohnnebenkosten? BAVSie Ihre Mitarbeiter ausreichend über die Vorteile Ihrer betrieblichen Altersvorsorge informiert, so25 Haben dass es zu einer umfänglichen Nutzung kommt? KK26 Liegtder durchschnittliche Prozentwert des Beitrags der Krankenkassen, bei der die meisten Ihrer Mitarbeiter sind, über dem Bundesdurchschnitt? Reisekosten27 Richtensich Ihre Reisekostenerstattungen an der steuerlichen Mindestpauschale aus, oder zahlen Sie darüber hinaus? 28 Istdie Kategorienwahl beim Fliegen, Bahnfahren und Mietwagen ökonomisch gestaltet? 29 SindFirmenwagen anderweitig nutzbar, wenn MA freigestellt werden; ist dies individuell oder kollektiv geregelt? Zentraledie arbeitsmedizinische Versorgung kostengünstig optimal geregelt?30 Ist Kosten31 Istdie Beratung zur Arbeitssicherheit (Fachkraft für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragter) kostengünstig optimal geregelt? 32 SindIhre KFristen individualvertraglich länger als gesetzlich vereinbart?
Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater
Bemerkungen
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Arbeitsvertragsrisiken/.☺ KFSie die maximale Probezeit bei Einstellungen aus?33 Nutzen WB& RZKSie Wettbewerbsklauseln vereinbart, und sind diese wirklich nötig?34 Haben 35 VerwendenSie Fortbildungsverträge im Rahmen der Personalentwicklung? Sind diese formal durchsetzbar? Befristung36 Gibt es noch Bereiche, in denen Befristungen sinnvoll, möglich und heute noch nicht verwendet sind? Üstd.37 Gibtes eine kollektive Regelung, die die Arbeitszeit nachweisbar dokumentiert, so dass es nicht zu „beabsichtigtem Zusatzverdienst“ kommen kann? EGFZ38 Wielange ist bei Ihnen die Entgeltfortzahlung geregelt? Länger als gesetzlich? Ist dies nötig für die MA Surl.Bindung? 39 Istdie Verabe von Sonderurlaubroßzü iere elt? AbfindungSie bei Trennungen regelmäßig mit einem Rechtsanwalt zusammen, um40 rbeiten rbeitsgerichtsprozesse und Abfindungszahlungen auf Grund fehlerhafter Kündigungen zu verringern? Checklisten, Leitfäden, etc. ? PersonalstrukturAnalyse TZ/ VZ41 Istder Personalmix ausreichend, um KernKnowhow ständig präsent zu haben und gleichzeitig Spitzen günstig auszugleichen? FSpannedie Führungs/Entscheidungsebenen sowie die jeweilige Führungsspanne im effektiven42 Liegen Rahmen? Vertretung43 Istfür jede Aufgabe eine eingearbeitete Vertretung kurzfristig einsetzbar (z.B. auch Lohnbuchhaltung etc.)? Or .der prozentuale Anteil der Mitarbeiter pro Bereich analog der Wertschöpfung?44 Ist AS45 Entsprichtdie Spanne (von – bis Lebensjahre) und das Durchschnittsalter pro Bereich einem mittelfristig sinnvollen Mix? ES46 Stehtder Anteil tariflicher und übertariflicher Mitarbeiter pro Bereich in einem guten Verhältnis? KS47 Entsprichtder Anteil der Personalkosten pro Bereich der Wertschöpfung bzw. ausbildungsbedingten Notwendigkeit (z.B. wenn im Entwicklungsbereich nur Ingenieure tätig sein können)? 48 Liegendie Personalkosten pro Bereich in Relation zum Umsatz unter dem vergleichbaren Branchendurchschnitt? 49 Liegendie durchschnittlichen Personalkosten/Mitarbeiter pro Bereich unter dem vergleichbaren Branchendurchschnitt?
Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater
Bemerkungen
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OutsourcingOptionen/.☺ ERFAoder bestand bereits Erfahrung mit Outtasking bzw. Outsourcing?50 Besteht ProzessS51 Sinddie internen und externen Prozesse mit allen abteilungsübergreifenden Schnittstellen durchgängig beschrieben/visualisiert? KTransp.eine Kostenstellenrechnung bis zum Deckungsbeitrag?52 Besteht Qualitätes Bereiche, deren Arbeitsergebnisse qualitativ schwanken bzw. optimiert werden müssen?53 Gibt KernB54 IstOutsourcing oder MBO eine (Teil) Option für IT, Einkauf, Buchhaltung, Personal, Vertrieb oder Qualitätsmanagement? RandBOuttasking/Outsourcing oder MBO eine Option sein für Gebäudereinigung, Fuhrpark,55 Könnte Immobilienverwaltung, Sicherheitsdienst, Kantine oder Poststelle? Einkaufsmanagement MGerüst56 Liegendie Jahreskosten für Reisen/Übernachtung, Personalsuche, Zeitarbeitskräfte, externe Beratung, externe Weiterbildung zentral vor? 57 Liegendiese Kosten in Summe unter 10% der Gesamtpersonalkosten? Org.58 Bestehteine Aufteilung in „strategischer“ und „operativer“ Einkauf? 59 Gibtes ein eigenes zentrales Reisemanagement? KTransp.60 Werdendie „PersonalNebenkosten“ den Kostenstellenverantwortlichen belastet und von ihnen geplant? Richtlinienes Vereinbarungen mit Hotelketten, Reisebüros etc.?61 Gibt 62 Gibtes verbindliche interne Reiserichtlinien, die allen betroffenen Mitarbeitern bekannt sind? 63 Istdie zeitnahe Kommunikation undberwachung der Einhaltung dieser Richtlinien sichergestellt? PersonalengpassSimulation Tem .EPelmäßi zuÜberstunden und/ oder Urlaubssperren kommt?64 Gibtes Bereiche, in denen es re Strukt. EPin bestimten Bereichen in den letzten Jahren überproportional Mitarbeiter aufgebaut?65 Wurden Sonst. APandere Mitarbeiter mit der Leistung einer bestimmten Abteilung unzufrieden?66 Sind 67 Istmittelfristig eine Veränderung im Volumen oder in den Abläufen geplant? BasisDat.68 BestehenProzessbeschreibungen mit Mengenangaben des jeweiligen In und Outputs zu einzelnen Funktionen/Teilprozessen? 69 Istder Aufwand für die einzelnen Arbeitsschritte durchgängig zeitlich bewertet? 70 Bestehtein QualitätsmanagementSystem, das Auskunft über Kunden, Mitarbeiterzufriedenheit und Produktqualität gibt?
Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater
Bemerkungen
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Personalentwicklung/.☺ Strat. PESie regelmäßig und systematisch, ob veränderte Marktsituationen und Unternehmensstrategien71 Prüfen Auswirkung auf Ihre Personal und Organisationsentwicklung haben (z.B. als AgendaPunkt in ManagementGremien?) PEKonzept.ein Personalentwicklungskonzept dokumentiert und kommuniziert?72 Ist Jobprofilin Ihrem Unternehmen Jobprofile oder Stellenbeschreibungen, aus denen hervorgeht,73 Existieren ABwelches Profil ein Mitarbeiter idealerweise für die Erfüllung seiner Aufgaben haben sollte? 74 Sinddie Jobprofile zu einem Jobmodell (Matrix aus Senioritätsleveln und Jobfamilien) zusammengefasst, das Ihnen Transparenz über Kompetenzen und ihre Ausprägungen im Unternehmen bietet? KompMan.Sie systematisch sicher, dass das MitarbeiterKnowhow genutzt (zum Beispiel im Rahmen von75 Stellen Mitarbeitergesprächen oder MitarbeiterDurchsprachen) und neues, notwendiges Wissen vermittelt wird? BedarfsSie regelmäßig und systematisch das IstMitarbeiterPotenzial beziehungsweise den Soll76 nalysieren anal seBedarf für die Zukunft? OESie ManagementFeedbacks (z.B. 360 GradFeedback) durch?77 Führen 78 Organisieren/bietenSie Personalentwicklungsmaßnahmen an? 79 Sindbei Ihnen Maßnahmen zur Teamentwicklung notwendig? 80 HabenSie Ihre Geschäftsprozesse definiert? 81 PasstIhr Organigramm zu der tatsächlichen Arbeitsweise/den Prozessen im Unternehmen? Administration Verträgees bei Ihnen Vorlagen für sämtliche Beschäftigungsformen (befristete/ unbefristete AV etc.)?82 Gibt 83 Sinddie allgemeinen Vertragsbestandteile genau definiert (zum Beispiel Nebentätigkeit, Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall)? 84 VerpflichtenSie Ihre Mitarbeiter bereits bei der Einstellung, spätestens bei Arbeitsaufnahme zum Thema Datengeheimnis? 85 Istder Prozess im Umgang mit ausländischen Mitarbeitern geregelt (Arbeitserlaubnis,
) ? 86 Werdendie Personalakten zentral und nach den Datenschutzregeln aufbewahrt? GV & LVdie Gehaltsabrechnung zufriedenstellend geregelt?87 Ist AZGehalten?esetzes einen des Arbeitszeitdie Bestimmun88 Werden HRRL89 Sindfolgende Themen/Prozesse bei Ihnen standardisiert: Arbeitszeit, Urlaub, Firmenwagen, Reise und Umzugskosten?
Ing.Mag. Gernot Köck Unternehmensberater
Bemerkungen
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