Audit Committee 070908

Town of Nantucket 
 Audit Committee Meeting 
 
thMinutes – Audit Committee Meeting March 25 , 2009 
 
ndApproved April 22 , 2009 
 
 
Present: Mr. Jim Kelly, Mr. Michael Kopko, Ms. Patricia Roggeveen, Ms. Constance Voges, and 
Mr. Bob Dickinson 
 
Absent: C. Elizabeth Gibson. 
 
Also present: Mr. Malachy Rice, and Mr. Craig Abernathy 
 
Call to Order: 
 
  Ms. Roggeveen called the meeting to order at 9:07 AM. 
 
Announcements and Updates: 
 
  None. 
 
Approval of Minutes of 4 March 2009: 
 
th  Ms. Voges asked that the minutes of March 4 , 2009, be amended to show language 
stating “prior to 2003” in regard to the submission of Schedule A and changing the word rely to 
use in regard to Burke and Lamb audits.  Mr. Kelly moved to approve the minutes as amended 
thfor March 4 , 2009; seconded by Mr. Kopko.  So voted unanimously. 
 
Discussion of Completion of FY 2008 Audit 
 
  Ms. Voges stated that she received a draft of the final report on the previous Friday, and 
noted that some changes still need to be made.  As examples of required changes, she cited a 
change in Massachusetts Waterways Pollution Abatement Trust (MWPAT) reporting, and errors 
on the part of the Town, Burke and Lamb, and Powers and Sullivan.  She estimated that all 
thchanges and reviews will be completed by March 27 , and stated that she has confirmed with 
Reneé Davis, Powers and Sullivan, that she is working on the Report to Management. 
 
  In regard to a deadline of submission to the Department of Revenue (DOR), Ms. 
stRoggeveen asked if the final audit will be submitted on March 31 , 2009.  Ms. Voges answered 
ththat she spoke with Jim Powers, Powers and Sullivan, on March 16  and he indicated that he Minutes – Audit Committee 
thMarch 25 , 2009 Page 2 of 3
feels comfortable that the audit will be submitted on time.  She added that she has received 
similar communications from Ms. Davis, but she does not have this assurance in writing.  Ms. 
Roggeveen asked if Ms. Voges plans to communicate with DOR in regard to submission of the 
audit.  Ms. Voges stated that if it looks like the audit will be a bit late, she will communicate the 
situation to the DOR.  Ms. Roggeveen stated that she hopes to have an update on the audit’s 
ststatus in order to make an announcement at the Board of Selectmen’s meeting on April 1 . 
Update on Cash Reconciliation 
  Mr. Dickinson reminded the Committee that at the last meeting his office had not 
completed cash reconciliation for January.   He announced that his office has now completed 
both January and February reconciliations.  He noted that most of this work was performed by 
Robin LaPiene, Accounting Clerk.  Mr. Dickinson stated that she is now working on 
reconciliations for FY 2008, adding that the first half of FY 2008 has now been reconciled to .47 
cents.  Mr. Kelly praised the work of the Finance Department and stated that it is very important 
to remember to recognize these achievements.  He asserted his belief that everyone should be 
proud of their accomplishments and that time should be taken to make sure these 
achievements are celebrated.  Ms. Roggeveen agreed, stating that she hopes to share this good 
news as well at the next Board of Selectmen’s meeting.  
New Business 
rd  Ms. Voges stated that all free cash information was submitted on Monday, March 23 , 
and that Barbara Dakin, Department of Revenue (DOR), will be reviewing the information today.  
Ms. Voges explained that there are deficits in three of the enterprise funds according to MUNIS 
accounting but in only one of the enterprise funds according to GAAP accounting.  She noted 
that during the tax recap process the FY 2007 Audit balance was used, and the DOR did not 
require raising anything on the recap for the Solid Waste Enterprise Fund deficit. Ms. Voges 
stated that she believes the DOR may ask that the Town use some free cash to fund any deficits, 
and that this figure could be between $200,000 (the revenue deficit) and $500,000 (the fund 
balance deficit).  She stated that the range reflects uncertainty regarding a new DOR procedure 
with respect to deficits in enterprise funds.  She emphasized that several conversations were 
held regarding the Solid Waste fund during the recap process, and that she and the DOR rep 
used the audit (GAAP) basis for those discussions.  
Ms. Voges continued, stating that Siasconset Water Company has been spending in anticipation 
of borrowing, but this borrowing is now in place. She estimated a deficit could be about 
$700,000.  Ms. Voges then explained that the Airport is also expected to show a deficit, but it 
has short term borrowing and some federal funds that should cover the amount.  She added 
that the process of certifying Free Cash is similar to the “back and forth” communication 
experienced in completing annual audits. 
Mr. Kelly spoke of a need at the committee level to better understand and reconcile MUNIS 
accounting to GAAP accounting in the future.  He then asked what amount of Free Cash was 
submitted to DOR.  Ms. Voges explained that she does not submit any amounts to DOR, and&#