Audit Committee 070908

Town of Nantucket 
 Audit Committee Meeting 
 
thMinutes – Audit Committee Meeting January 28 , 2009 
 
th
Approved February 10 , 2009 
 
 
Present: Mr. Jim Kelly, Mr. Michael Kopko, Ms. Patricia Roggeveen, Ms. C. Elizabeth Gibson, 
Mr. Malachy Rice, and Ms. Constance Voges, Mr. Bob Dickinson 
 
Absent: None. 
 
Also present: Mr. Glenn Field, Mr. Craig Abernathy, Mr. Mark Abrahams (via conference 
call), and Mr. Whiting Willauer 
 
Call to Order: 
 
  Ms. Roggeveen called the meeting to order at 9:05 AM. 
 
Announcements and Updates: 
 
  None. 
 
Discussion of the Abrahams Group Implementation Plan: 
  Ms. Gibson stated that Mark Abrahams would be joining the meeting via conference 
call to speak about progress in the implementation of the recommendations made in his 
firm’s organizational study of the Finance Department.  She noted that there had been an 
intention to have Mr. Abrahams come back to Nantucket to review progress and provide 
independent confirmation of implementation.   
Mr. Abrahams joined the meeting via conference call at 9:08 AM. 
  Mr. Abrahams reviewed the work carried out by his firm, stating that the Abrahams 
Study yielded thirty‐two recommendations to be implemented in four phases.  He pointed 
out that the majority of the recommendations for the Finance Department were included in 
the first phase of the plan and that in the second phase most items focus on Human 
Resources or the Town Manager.  Mr. Abrahams commented that the purpose of shifting 
responsibilities to other departments is to alleviate some of the workload for the Finance 
Department and thereby allow the Finance Department time to focus on work pertinent to Minutes – Audit Committee 
thJanuary 28 , 2009 Page 2 of 4
normal finance responsibilities.  He then explained that the third phase of the plan was to 
stbegin in January and run through March 31 , but these efforts have been impeded by 
continuing work on the FY 2008 Audit.  Restating priorities outlined for the department, Mr. 
Abrahams highlighted the fact that the current focus of the Finance Department is on the 
timely completion of cash reconciliations and completion of the FY 2008 Audit, and stated 
that as this was a priority.  As such, the implementation plan has been put on hold.  Citing 
one area that has seen progress, Mr. Abrahams spoke of work with Glenn Field, Assistant to 
the Superintendent for Business for Nantucket Public Schools, on the School’s chart of 
accounts.  Mr. Kopko asked if the work with the School is a part of the second or third 
phase, and Mr. Abrahams responded that this work is scheduled to be implemented before 
st
July 1 , 2009.   
Update on the Progress of the FY 2008 Audit: 
  Ms. Roggeveen asked if it is correct to assume there has been a lack of progress.  
Mr. Abrahams responded that FY 2009 cash has been reconciled through November and 
cash reconciliations for FY 2008 are close to completion but not yet complete.  Ms. 
Roggeveen noted that an internal deadline for completing FY 2008 cash reconciliations and 
fixed assets has been missed and asked when the tasks would be completed.  Mr. Dickinson 
responded, stating that work on FY 2008 cash reconciliations is close to completion, but the 
month of March (FY 2008) has presented more problems than he expected.  He added that 
he expects to spend the next two days working with Deb Weiner, Treasurer, to identify and 
correct problems, and advised that he does not expect to find every penny but he does 
expect to find the larger items.   
  In an effort to clarify the mission of the Committee, Mr. Kelly asked what these 
discussions are intended to accomplish; what is the first priority of the Finance Department; 
and what is the expected impact of missed deadlines.  Ms. Roggeveen stated her intention 
to take in information and come up with a decision.  She reminded the Committee of the 
missed internal deadline and asked that the Committee discuss a proper course of action, as 
stmeeting the Department of Revenue (DOR) deadline of March 31 , 2009, is critical to the 
Finance Department and the Town.  Ms. Voges commented that the Finance Department 
did well on the implementation plan until mid‐October when it became apparent that it 
would be necessary to have a Special Town Meeting and resubmit the Tax Recapitulation.  
She added that these items were occurring at the same time the Department was working 
on audit preparation and the FY 2010 Budget.  Ms. Voges also pointed out that the 
Department completed many tasks outlined in phase one of the implementation plan other 
than cash reconciliations.  Mr. Kopko commented that he did not understand the “either or” 
nature of the items.  Ms. Voges responded, explaining that these items develop in such a 
manner due to the amount of time that is available for completing work, pointing out that 
each month of FY 2008 cash reconciliations has taken three weeks of work.  She noted that 
changes made in FY 2009 have improved the process and thereby made it much less time 
consuming.  Mr. Kelly asked if the process was known when the Committee set the 
timeframe for completion of tasks, to which Ms.