Système d'information : Maximiser le retour sur investissement
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Les institutions de microfinance investissent une part significative de leurs ressources financières dans leur système d'information1 (SI), sous la forme de dépenses salariales, de formation ou en achetant de la technologie. Avoir accès à des informations précises et pertinentes permet à la direction d'orienter l'institution dans la bonne direction et, à ce titre, est fondamental. C'est ce qui justifie généralement de réaliser les investissements nécessaires.
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Améliorerlecontrôleinterne
Systèmed’information: Maximiserleretoursur investissement
LAURAFREDERICK,NOUSCETETLNATETINNIOSTGEUD CHANGEMENT,ECHANGE,LLC,(MARS2002) WWW.GLOBALECHANGE.COM
Lesinstitutionsdemicrofinanceinvestissentunepartsignificativedeleurs 1 ressourcesfinancièresdansleursystèmed’information(SI),souslaforme dedépensessalariales,deformationouenachetantdelatechnologie.Avoir accèsàdesinformationsprécisesetpertinentespermetàladirectiond’orienter l’institutiondanslabonnedirectionet,àcetitre,estfondamental.C’estce quijustifiegénéralementderéaliserlesinvestissementsnécessaires.S’ils disposentdesbonnesinformations,lesdirigeantsdel’IMFpeuventanalyseren profondeurleursopérations,mieuxallouerlesressourcesetagirdemanièreplus 2 proactivedansunenvironnementéconomiqueetréglementairedynamique.Les institutionsdemicrofinancedisposantderessourceslimitées,ilestimportant pourellesdedéterminersiellesretirentleprofitmaximumdusystème d’informationmisenplace.Quelquesoitleniveaud’automatisationatteint —bas,moyenouélevé—,ilestpossiblededéterminerlescoûtsdusystèmeet sesbénéfices,pourensuiteévaluerleniveauduretoursurinvestissement.Les facteursquiontunimpactparticulièrementimportantsurlesbénéficesretirés dusystèmeincluent,notamment,l’évaluationencontinudesperformances,la formationdupersonneletlesévaluationsrégulièresdusystème.
1Lesystèmed’informationinclutdesindividus,desprocessus,despolitiquesetdesprocédures, ainsiquetouslesoutils(logicielsethardware),quipermettentàl’institutiondecollecterdes donnéesetdeproduiredesinformationsutiles.anDecesmètsys«noisserxp’ele,cltiart d’information»estutiliséedanscesens,quidépasselesensgénéralementdonné auconceptdesystèmed’informationdegestion. 2Waterfield,Chuck,andRamsing,Nick,«ManagementInformationSystemsforMicrofinance Institutions:AHandbook»TechnicalToolSeriesNo.1,CGAP,February1998.
I p 5
ADA DIALOGUE,N4°3iljutel5002
p 6 I
Cycled’élaborationdessystèmesetretoursurinvestissement Faceàunenvironnementéconomiqueetcommercialenconstanteévolution etdesclientsdontlesbesoinschangentrégulièrement,lesexigencesdes IMFenmatièred’informationdoiventellesaussiévoluer,pourcollerà laréalité.L’évolutiondusystème,qu’ellesoitplanifiéeounon,basée surdesbouleversementsimportantsoudeschangementsmineurs,est connuesousletermedecycled’élaborationdessystèmes.Lacréationde touteorganisationimpliquelamiseenplaced’unsystèmepermettantde partageretd’utiliserl’information.Apartirdecemoment,lesdirigeants del’institutionpeuventguiderl’évolutiondusystèmesurlabased’une approcheméthodique.Denombreusespersonnespensentàtortquele cycled’élaborationdessystèmesserésumeparl’achatetlamiseen oeuvrerégulièredenouveauxlogiciels.Enréalité,leconceptpeutêtremis enœuvreàtoutmomentdansleprocessusdedéveloppementdusystème. Onconsidèregénéralementquelecycledevied’unsystèmesecompose dequatreétapes—analyse,conception,sélection(oudéveloppement)et miseenoeuvre—,auxquelless’ajoutelapréparationduprojetetlagestion encontinu,destinéeàs’assurerquelesperformancescorrespondentaux attentes. Lecycled’élaborationintègreégalementtouteuneséried’autresétapes, quiexigentuneattentionetdesressourcesvariables.Comptetenudes effortsetdescoûtsrequispourmeneràbienchacunedesétapes,il n’estpassurprenantquecertainesd’entreelles,àpremièrevuemineures, soientparfoisnégligées.C’estàceniveauquelesIMFpeuventtrouver desopportunitésdemaximiserleurretoursurinvestissement.Parmiles activitéssouventnégligées,citonsladéfinitionclaire,dèsledébutdu processus,desperformancesattendues,laformation(insuffisanteou excluantcertainsbénéficiairespotentiels),ouencorel’évaluationrégulière del’ensembledusystème.
Mesuredesperformancesetgainsdeproductivité
Cen’estqu’enétantconcentrésursesobjectifsqu’unindividuseréalise pleinement.LamêmechosepeutêtreditepouruneIMFquisouhaite tirerleprofitmaximumdesonsystèmed’information(SI).Tropsouvent, lesIMFutilisentdesoutilstechnologiquespouraméliorerleurgestionde l’informationmaisnetirentpasassezprofitdeleurinvestissement.Le manquedebutsclairsetd’objectifsmesurablesenmatièredeproductivité dupersonnelsontsouventlacausepremièreduproblème.
