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AGENCE PARCS CANADA VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS À L’UNITÉ DE GESTION DU PARC NATIONAL BANFF RAPPORT FINAL Préparé par : Interis Consulting Inc. DÉCEMBRE 2005 Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du parc national Banff © Sa Majesté la reine du Canada, représentée par le Directeur géneral de Parcs Canada, 2006 Catalogue No. : R60-3 / 2-1-2006F-PDF ISBN : 0-662-71429-6GREV ii Décembre 2005 Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du parc national Banff TABLE DES MATIÈRES RÉSUMÉ ...................................................................................................................................1 1 APERÇU....4 1.1 Renseignements généraux ..................................................................................................... 4 1.2 Objectifs et portée ................................................................................................................. 5 1.3 Méthodologie......................................................................................................................... 6 1.4 Déclaration d’assurance ...................................................................................................... 7 1.5 Conclusion.................. ...
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AGENCE PARCS CANADA
VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS À L’UNITÉ DE GESTION DU PARC NATIONAL BANFF
RAPPORT FINAL Préparé par : Interis Consulting Inc. DÉCEMBRE 2005 Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation
Agence Parcs Canada
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du parc national Banff
©Sa Majesté la reine du Canada, représentée par le Directeur géneral de Parcs Canada, 2006 Catalogue No. : R60-3 / 2-1-2006F-PDF ISBN : 0-662-71429-6
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Décembre 2005
Agence Parcs Canada
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du parc national Banff
TABLE DES MATIÈRES
RÉSUMÉ...................................................................................................................................1 1 APERÇU............................................................................................................................. 4 1.1 Renseignements généraux ..................................................................................................... 4 1.2 Objectifs et portée ................................................................................................................. 5 1.3 .6........................................................................................htéMeigolodo................................ 1.4 d’a Déclarationssurance ...................................................................................................... 7 1.5 7.........................................................................................................................Conclusion.... 2 ........................................................... 8OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS 2.1 Cadre de contrôle de la gestion ............................................................................................. 8 2.2 Recettes ............................................................................................................................... 10 2.3 14 ...........................................................................................................Passation de marchés 2.4 Utilisation des cartes d’achat............................................................................................... 18 2.5 Paiements aux fournisseurs ................................................................................................. 20 2.6 D .......................................................................................... 22épenses relatives aux voyages 2.7 Codage financier ................................................................................................................. 24 3 ................................................................52........PONSE DE LA DIRETCOI.N..........ÉR Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation lors de la réunion du 27 février 2006
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R É S U M É
Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du parc national Banff
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX L’Agence Parcs Canada (APC) procède à une série de vérifications cycliques des principales pratiques financières et administratives et pratiques de gestion ayant cours aux unités de gestion, aux centres de services et au Bureau national. Les vérifications sont axées sur le respect des politiques et des pratiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de l’APC. La vérification à l’unité de gestion du parc national Banff a été réalisée dans le cadre de ce programme de vérifications cycliques.
OBJECTIFS ET PORTÉE Les objectifs de cette vérification consistaient à déterminer si la diligence raisonnable était appliquée dans les principaux processus de gestion et à garantir à la haute direction que les processus et contrôles en place à l’unité de gestion du parc national Banff sont adéquats et permettent de respecter les politiques et pratiques du SCT et de l’APC. La portée de cet exercice comprenait l’examen des principaux processus des secteurs financiers suivants : Recettes, Passation de marchés, Utilisation des cartes d’achat, Paiements aux fournisseurs, Dépenses relatives aux voyages et Codage financier. Cette vérification visait la période s’échelonnant du 1erà la date de notre visite.avril 2005
MÉTHODOLOGIE La méthode de vérification comprenait un examen des documents pertinents, des rencontres avec le personnel de l’unité de gestion du parc national Banff et un examen d’un échantillon de transactions pour chacun des principaux processus financiers. La visite à l’unité de gestion a eu lieu du 17 au 21 octobre 2005.
DÉCLARATION D’ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve assemblés sont suffisants pour appuyer les conclusions formulées dans le présent rapport de vérification.
CONCLUSION Dans l’ensemble, nous avons constaté que l’unité de gestion du parc national Banff disposait de mécanismes financiers pour rendre compte des transactions financières (recettes et codage financier); toutefois, il y aurait lieu de renforcer la diligence raisonnable en établissant et en appliquant de nouveaux processus et contrôles concernant la passation de marchés, la gestion des cartes d’achat et les paiements aux fournisseurs de façon à assurer la conformité aux politiques du SCT et de l’APC.
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Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du parc national Banff
RÉSUMÉ DE LÉVALUATION DU RAPPORT DE VÉRIFICATION 2.1 Cadre de contrôle de la gestion 2.2 Revenue 2.3 Contracting 2.4 Acquisition cards 2.5 Payments to suppliers 2.6 Travel expenditures 2.7 Financial coding
RECOMMANDATIONS
Cadre de contrôle de la gestion 1. La directrice de l’unité de gestion devrait envisager d’adopter la méthode du budget base zéro pour évaluer les activités et les dépenses prévues de façon à ce que les ressources puissent être clairement liées et attribuées en fonction des priorités établies.
Recettes 2. La directrice de l’unité de gestion devrait demander à la haute direction du Bureau national de l’APC de trouver, en collaboration avec la CIBC, une façon de réduire le délai de vérification des dépôts et convenir avec cette dernière des niveaux de service. Il sera ainsi possible de réduire le temps nécessaire au rapprochement des ventes et des dépôts et au suivi des écarts, ce qui donnera une meilleure garantie de l’exactitude et de l’exhaustivité des recettes. 3. La directrice de l’unité de gestion devrait identifier et former un nouvel employé en comptabilité qui prêtera main-forte, au niveau de l’enregistrement des recettes, à la coordonnatrice actuelle. 4. La directrice de l’unité de gestion devrait veiller à ce qu’il y ait un rapprochement périodique entre le total des recettes entrées dans le système du PDV et le SIGF afin d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité des rapports sur les recettes. Nous reconnaissons que le rapprochement demeurera une tâche difficile puisqu’il y a encore des retards attribuables à la banque et de nombreux éléments de rapprochement.
Passation de marchés 5. La directrice de l’unité de gestion du parc national Banff devrait créer un poste de coordonnateur des marchés qui veillerait à l’application du principe de l’équité et au
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respect permanent de la politique du Conseil du Trésor et des directives de l’APC en matière de passation de marchés. 6. La directrice de l’unité de gestion devrait évaluer les besoins de formation de tous les employés ayant des pouvoirs de passation de marchés de façon à ce qu’ils connaissent bien les pratiques appropriées dans ce domaine et leurs besoins d’information afin qu’ils puissent appliquer le principe de l’équité et respecter les exigences du SCT. 7. La directrice de l’unité de gestion devrait poursuivre ses plans de mise en œuvre d’une comptabilité d’engagements et souligner à ses gestionnaires l’importance de faire part des engagements aux Finances au fur et à mesure.
Utilisation des cartes d’achat 8. La directrice de l’unité de gestion devrait veiller à ce que tous les titulaires de cartes, notamment ceux qui ne respectent pas les règles, reçoivent de la formation et des renseignements adéquats concernant les achats admissibles par carte d’achat. 9. La directrice de l’unité de gestion devrait veiller à ce que le service des Finances améliore l’examen des achats par carte pour permettre de déceler les achats inadmissibles et faire en sorte que les reçus signés par les titulaires et les documents adéquats accompagnent les montants réclamés.
Paiements aux fournisseurs 10. La directrice de l’unité de gestion devrait veiller à ce que tous les gestionnaires qui ont un pouvoir de dépenser reçoivent la formation et les renseignements adéquats quant aux méthodes d’achat appropriées, y compris l’établissement des autorisations d’achat local (AAL) et le processus de préparation d’une commande subséquente à une offre à commandes. 11. La directrice de l’unité de gestion devrait veiller à ce que le service des Finances améliore l’examen des paiements pour qu’il porte également sur les autorisations d’achat appropriées.
Dépenses relatives aux voyages 12. La directrice de l’unité de gestion devrait demander aux Finances de faire un examen plus critique des dépenses relatives aux voyages pour faire en sorte que toutes les demandes de remboursement soient bien autorisées et justifiées.
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Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du parc national Banff
1.1 RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX L’APC procède à une série de vérifications cycliques des principales pratiques financières et administratives et pratiques de gestion ayant cours aux unités de gestion, aux centres de services et au Bureau national. L’APC compte 32 unités de gestion et quatre centres de services. Les unités de gestion sont des regroupements de parcs nationaux, de lieux historiques nationaux et d’aires marines nationales de conservation qui sont situés à proximité les uns des autres. Cette proximité leur permet de partager les ressources de gestion et d’administration. Les centres de services, quant à eux, aident l’organisation dans une gamme de disciplines professionnelles et techniques. Les directeurs des centres de services et des unités de gestion ont pour mandat de veiller à ce que les politiques, les directives et les lignes directrices mises en place par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et l’APC soient respectées. L’unité de gestion du parc national Banff doit gérer les aires patrimoniales protégées et les structures se trouvant dans la partie sud et est du parc national Banff. Le parc est la principale attraction touristique du Canada et a un profil international. L’unité de gestion génère environ 25 %1recettes de Parcs Canada. La complexité de la gestion du parcde toutes les national Banff a été reconnue en 1996-1997 lorsque le parc a été divisé en deux unités administratives (unité de gestion de Lake Louise, Yoho, Kootenay et unité de gestion de Banff). Outre le parc national, l’unité de gestion doit gérer : ♦historiques nationaux (Cave and Basin, Musée-du-Parc-Banff ettrois lieux Rocky Mountain House); ♦Place du Canada à Banff; ♦Ranch Ya-ha Tinda. Ces activités n’occupent pas une place importante à l’unité de gestion étant donné la prédominance des questions relatives au parc national. L’unité de gestion du parc national Banff s’est vu attribuer un budget de services votés de 13,8 millions $ au début de l’exercice 2005-2006, accompagné d’un objectif de 18,3 millions $ en matière de recettes2Des transferts additionnels au cours de l’exercice .
12002-2005 de l’unité de gestion de BanffPlan d’affaires 2Budgets de services votés de l’APC 2005-2006, unité de gestion de Banff
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Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du parc national Banff ainsi que des recettes dépassant l’objectif ont porté le total du budget des dépenses à 19,9 millions $ au 30 septembre 20053. En 2003, une approche semblable à celle des parcs des Rocheuses a été adoptée aux fins de l’établissement du plan d’affaires viable. L’unité de gestion du parc national Banff a travaillé de concert avec les autres parcs des Rocheuses à l’établissement de la Stratégie financière durable des parcs des Rocheuses 2004-2008. Cette approche a été adoptée pour relever les défis du dépassement de programme et de la hausse des coûts salariaux qu’ont connus tous les parcs des Rocheuses. On s’attend à ce que ce regroupement puisse permettre d’améliorer l’état des biens qui se détériorent dans les parcs des Rocheuses, offre des possibilités d’efficience et assure une certaine uniformité entre les unités de gestion.
1.2 OBJECTIFS ET PORTÉE Les objectifs de cette vérification consistaient à déterminer si la diligence raisonnable était appliquée dans les principaux processus de gestion à l’unité de gestion du parc national Banff et à garantir que les systèmes et les contrôles en place sont adéquats et permettent de respecter les politiques et les pratiques du SCT et de l’APC. Cet exercice de vérification comprenait un examen du cadre de contrôle de la gestion (CCG) régissant la gestion financière et les processus des secteurs financiers suivants : ♦Recettes; ♦Passation de marchés; ♦Utilisation des cartes d’achat; ♦Paiements aux fournisseurs; ♦Dépenses relatives aux voyages; ♦Codage financier. La vérification visait les transactions effectuées entre le 1eravril et le 21 octobre 2005.
3APC, Ouest et Nord du Canada, Prévisions au 30 septembre 2005 concernant les activités de l’unité de gestion de Banff d’ici la fin de l’exercice
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1.3 MÉTHODOLOGIE La méthodologie comprenait une visite à l’unité de gestion du parc national Banff et les activités suivantes : ♦Examen des documents pertinents : Plan d’affaires viable 2002-2005 de l’unité de gestion du parc national Banff, Stratégie financière viable des parcs des Rocheuses 2004-2008, organigramme, pouvoirs de signature délégués, politiques de gestion financière tirées du site Web du Centre de services de l’Ouest du Canada, politiques du SCT portant sur les principaux processus financiers, divers rapports financiers; ♦Rencontres avec des gestionnaires et des employés responsables des principaux processus financiers de l’unité de gestion du parc national Banff; ♦Examen d’un échantillon de transactions pour chacun des principaux processus financiers. Une fois le travail sur place terminé, un compte rendu visant à présenter nos observations préliminaires a été fait par téléphone à la directrice de l’unité de gestion du parc national Banff le 25 octobre 2005. Nos observations et recommandations ont été faites conformément au système d’évaluation du rapport de vérification ci-dessous : Système d’évaluation du rapport de vérification Les contrôles ne fonctionnent pas et/ou des activités frauduleuses ont Insatisfaisant été mises en lumière, situation qui a ou aura des répercussions matérielles sur les états financiers et les opérations de l’Agence.
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L’environnement de contrôle est défaillant et/ou s’est détérioré méliorations importantes depuis la dernière vérification, facteur qui nuit à l’atteinte des a requises objectifs opérationnels et objectifs de programme. Des mesures administratives doivent être prises sans tarder pour remédier aux lacunes relevées au chapitre du contrôle.
Certains contrôles sont en place et fonctionnent comme il se doit; Améliorations moyennes cependant, plusieurs problèmes importants ont été relevés et requises pourraient compromettre l’atteinte des objectifs de programme ou des objectifs opérationnels.
ajorité des contrôles fonctionnent comme il se doit; toutefois, Améliorations mineures cLear tamins changements mineurs sont nécessaires afin de rendre requises l’environnement de contrôle plus efficace et efficient.
Sous contrôle
Les contrôles fonctionnent comme il se doit et aucune mesure n’est nécessaire à l’heure actuelle.
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1.4 DÉCLARATION D’ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve assemblés sont suffisants pour appuyer les conclusions formulées dans le présent rapport de vérification.
1.5 CONCLUSION Dans l’ensemble, nous avons constaté que l’unité de gestion du parc national Banff disposait de mécanismes financiers pour rendre compte des transactions financières (recettes et codage financier); toutefois, il y aurait lieu de renforcer la diligence raisonnable en établissant et en appliquant de nouveaux processus et contrôles concernant la passation de marchés, la gestion des cartes d’achat et les paiements aux fournisseurs de façon à assurer la conformité aux politiques du SCT et de l’APC.
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2 O B S E R VAT I O N S E T R E C O M M A N D AT I O N S
2.1 CADRE DE CONTRÔLE DE LA GESTION
Sous contrôle Les contrôles fonctionnenltl ec.omme il se doit et aucune mesure n’est nécessaire à l’heure actue
P X I S T A N T E S ER A T I Q U E S L’unité de gestion applique les politiques de l’APC en matière de gestion financière.. Le personnel de l’APC ayant un pouvoir d’approbation a le pouvoir de signer les documents financiers. La formation en gestion financière se donne surtout en cours d’emploi; à cela s’ajoute de la formation dans des domaines spécialisés comme la gestion des marchés. Les employés rencontrés connaissent généralement bien leurs responsabilités en matière de finances, mais un peu moins les détails des politiques du Conseil du Trésor. Ils consultent le site Web de Parcs Canada pour connaître la politique et les procédures en matière de finances et recourent aux services et à l’expertise de Finances et Administration. Il n’y a pas eu de roulement parmi le personnel des finances depuis les douze dernières années. Il existe une bonne séparation des tâches à l’unité de gestion. Les dépenses sont enregistrées par Finances et Administration, et le pouvoir de dépenser est exercé par divers employés en vertu de l’article 34. Le pouvoir de payer (article 33) incombe à deux personnes pour l’ensemble de l’unité de gestion, à savoir le gestionnaire, Finances et Administration, et un remplaçant. Tous comprennent bien que la même personne ne peut avoir le pouvoir de payer et celui de dépenser. Les rapprochements bancaires sont faits par la coordonnatrice des recettes, qui ne fait pas partie du groupe de Finances et Administration. Les recettes al’entrée sont recueillies par les préposés qui les placent dans un coffre-fort puis sont confiées pour dépôt à un service de voitures blindées. À d’autres points de collecte, les préposés préparent et font les dépôts bancaires. Les recettes sont enregistrées par la coordonnatrice des recettes. Le comité de gestion composé des gestionnaires qui relèvent de la directrice de l’unité de gestion se réunit régulièrement. Les rencontres ont lieu à peu près toutes les deux semaines avant l’été et se tiennent maintenant une fois par mois. Le comité de gestion discute de planification, de questions opérationnelles , d’activités et des dernières nouvelles. Le bilan des finances est un point permanent de l’ordre du jour. L’APC n’a pas de cadre national de gestion des risques. L’unité de gestion n’a pas établi de profil officiel des risques avec mesures d’atténuation connexes, mais elle se penche officieusement sur cette question dans son Plan d’affaires de trois ans et dans la Stratégie financière viable 2004-2008 des parcs des Rocheuses en l’ayant indiqué comme étant une priorité. Les évaluations officielles des risques sont souvent confiées aux Services juridiques,
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