pour les étudiants Outgoing 2011-2012

 
 
Faculté de Philosophie et Lettres 
Langues et littératures françaises et romanes 
Mémento 
pour les étudiants Outgoing 
2011‐2012 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Sommaire 
◄  _________________________________________________________________ 2 
◄ Avant de partir ____________________________________________________________ 3 
◄ Dès votre arrivée ___________________________________________________________ 4 
◄ Établissement du contrat d’étude _____________________________________________ 5 
◄ Échéancier ________________________________________________________________ 9 
◄ Relevés de notes __________________________________________________________ 10 
◄ À votre retour  12 
◄ Informations pratiques _____________________________________________________ 13 
  2 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Avant de partir 
▌ 1. 
L’anglais est la langue officielle de l’administration Erasmus. Vous ne devez 
donc pas vous étonner si vous recevez des instructions ou des documents en anglais 
pour tout ce qui concerne votre échange. Si vous n’êtes pas sûrs d’avoir compris ce qui 
vous est communiqué en anglais, faites appel à Mme Englebert ou à votre secrétaire 
de filière, Mme Demeuldre. 
▌ 2. 
N’oubliez pas de renouveler votre inscription à l’ULB : même si vous partez en 
échange en Erasmus pour une année complète, c’est à l’ULB que vous devez vous 
inscrire et payer votre inscription, non dans votre université d’accueil. 
NB1   Dans le cas des échanges Erasmus stricto sensu (pays de l’Union Européenne), 
votre université d’accueil ne peut vous réclamer de frais d’inscription. De 
nombreuses universités exigent toutefois le paiement de sommes, modiques 
(entre 10 et 20 €), pour des frais administratifs ou autres, comme la délivrance 
d’attestations.  Si  certaines  exigences  vous  semblent  suspectes  ou 
exorbitantes,  n’hésitez  pas  à  contacter  la  CPE  (c’est‐à‐dire  la  Cellule 
Programmes d’Échanges) pour vous assurer de la légitimité de ces demandes. 
NB2   Dans le cas des échanges bilatéraux (CREPUQ, Japon…), les sommes exigées 
par votre université d’accueil peuvent être plus importantes (notamment au 
Canada,  en  matière  d’assurance) ;  vous  avez  dû  recevoir  toutes  les 
informations et toutes les instructions sur ce point via la CPE. 
▌ 3. 
Simplifiez‐vous la vie. 
À moins que vous ne prévoyiez de partir en échange avec votre imprimante, 
pensez à imprimer quelques exemplaires de tous les formulaires que vous aurez reçus 
au seul format PDF. 
La plupart de nos universités partenaires vous donneront certes un accès à tout 
le  matériel  informatique  dont  vous  aurez  besoin,  mais  cela  ne  se  fera  pas 
nécessairement dès les premiers jours ; or vous aurez besoin de compléter ou faire 
compléter certains documents dès votre arrivée. 
▌ 4. 
Informez‐vous de la date de reprise des cours de votre université d’accueil, il y a 
parfois de très grandes fluctuations d’un pays à l’autre (entre août et novembre pour le 
er e1  quadrimestre, entre janvier et avril pour le 2  quadrimestre). 
  3 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Dès votre arrivée 
▌ 1. 
Prenez  contact  avec  le  coordinateur  académique  de  votre  université 
d’accueil ;  il  vous  aidera  dans  l’élaboration  de  votre  contrat  d’étude  définitif  (v. 
chapitre suivant). 
Communiquez son nom et ses coordonnées à Mme Englebert, de manière à ce 
qu’elle puisse se mettre en rapport avec son homologue si la nécessité s’en fait sentir. 
▌ 2. 
Vérifiez que vous n’omettez aucune formalité administrative vis‐à‐vis de votre 
université d’accueil et vis‐à‐vis de l’ULB. 
Ces formalités peuvent varier d’une université d’accueil à l’autre et peuvent 
parfois être très lourdes, mais dans certains cas, on ne vous laissera pas assister aux 
cours tant que votre dossier administratif ne sera pas en ordre. Impossible donc d’y 
échapper. 
Les formalités propres à l’ULB vous ont été communiquées par la CPE. Soyez‐y 
attentifs :  comme  nous  ne  récupérons  votre  dossier  qu’à  votre  retour,  il  serait 
dommage que vous deviez retourner dans votre université d’accueil pour avoir omis 
une partie de vos obligations administratives… ou que vous soyez obligés de doubler 
votre année suite à une sanction administrative. 
  4 Memento pour les étudiants Outgoing ― Langues et littératures françaises et romanes 
Établissement du contrat d’étude 
Votre contrat d’étude (c’est‐à‐dire l’ensemble des cours que vous suivrez dans 
votre université d’accueil) doit être validé par Mme Englebert pour que les cours 
choisis puissent effectivement être suivis.  
Dans un premier temps, communiquez vos choix par courrier électronique, c’est 
un moyen de communication plus rapide et plus efficace que le fax ou le courrier 
postal.  
Pour une plus grande facilité de traitement des données, utilisez strictement le 
fichier informatique intitulé « Contrat d’étude » que vous pouvez télécharger sur la 
page Internet suivante : 
http://www.ulb.ac.be/philo/romanes/etudiants/mobilite/out.html 
NB  Ce  fichier  est  disponible  sous  plusieurs  formats  informatiques.  Veillez  à 
té