Rappels bureautiques
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maîtrise, Supérieur, Maîtrise (bac+4)
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Français
Thierry Gobert www.medialogiques.com
Rappels bureautiques
Rappels bureautiques : Word
Lutilisation des outils bureautiques est indispensable à la vie professionnelle. Les correcteurs attendent donc de vous la maîtrise de ces outils: pagination décalée (à partir des remerciements), sommaire et table des matières automatique, éventuellement index,etc.
Créez une page de sommaire (3 niveaux de hiérarchie maximum)
Le sommaire doit être facilement consultable. Il figure en début de document, après les remerciements et souvre sur le titre sommaire». Il fait apparaître les deux ou trois premiers niveaux hiérarchiques du rapport ainsi que les numéros de page correspondants. Pour réaliser automatiquement le sommaire, il convient dutiliser les fonctions avancées des logiciels de traitement de texte. Cet usage assure à létudiant une bonne représentation des contenus du document et plus particulièrement de ses articulations, de la structure, du plan. En outre, lappel à des outils de type sommaire & index» évite la saisie, toujours fastidieuse, dune pagination manuelle dans le sommaire.
Le sommaire est paginé. Les numéros de page sont alignés à droite. Choisissez de préférence le format depuis modèle» ou une présentation institutionnelle.
Nous rappelons que la lecture du sommaire doit donner une vision globale du contenu du rapport. Elle fait apparaître les principales subdivisions du texte en révélant les titres effectivement présents dans le corps du document.
Une table des matières (de 3 à x niveaux de hiérarchie)
La table des matières obéit aux mêmes règles de présentation et de conception que le sommaire. Mais si le sommaire est toujours présent en tête de rapport, la table, elle est systématiquement en fin de document et montre davantage de détails.
En fait, la table des matières est un sommaire plus détaillé. Si possible, insérer tous les niveaux de hiérarchie de titrologie présents dans le rapport (au moins 5 ou 6).
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Rappels bureautiques : Word
Les utilisateurs du logiciel Microsoft Word pourront être déroutés par laffichage dune fenêtre de dialogue proposant de remplacer la table existante». Cela à laquelle fait référence au sommaire, sil a déjà été inséré, et inversement, à la table de matières, si elle a été créée avant le sommaire. La partie dite à remplacer» est grisée en arrière-plan. Lemplacement dans le document na aucune importance pour le logiciel, il sagit dun choix technique de la part des concepteurs. Naturellement, il faut cocher la case non».
Noubliez pas de cocher Non» si vous souhaitez conserver votre sommaire au moment de créer la table des matières.
Créez un index des noms, auteurs ou produits cités (si nécessaire)
La création dun index est facultative. Lindex récapitule, sur une page, lensemble des noms cités au cours du rapport. Il faut évidemment que le nombre de ressources soit suffisant pour justifier de la création dun tel index.
Astuce:Pour créer un index avec Microsoft Word, la démarche seffectue en deux temps: il faut dabord sélectionner les mots à retenir puis activer, dans une section du document, le rappel des mots choisis sous la forme dun index. Pour cela:
1.Sélectionner, avec la souris, le mot ou le groupe de mots choisi; 2.Dans le menu insertion», choisir table et index» (comme pour le sommaire et les tables des matières); 3.Dans la fenêtre de dialogue, sélectionner longlet index» puis marquer les entrées» (Ces entrées» sont les mots choisis à rappeler dans lindex); 4.Automatiquement, dans un champ de la fenêtre, le mot choisi sest affiché. Sélectionner alors marquer tout» (pour chaque occurrence du mot choisi); 5.Dans le corps de texte, XE "mot choisi" apparaît. Ce sont des caractères non imprimables;
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6.Positionner le curseur à lendroit où lindex doit être créé, retourner dans le menu insertion» et sélectionner à nouveau table et index», puis longlet index; 7.Enfin, cliquer sur OK, non sans avoir choisi le type de présentation (classique,etc.).
Créez un sommaire des annexes (si présence dʼannexes dans le rapport)
Si des annexes sont proposées dans le rapport, il est indispensable de les présenter dans un sommaire – et nom pas une table – des annexes. La méthode est identique à celle utilisée par la mise en place du sommaire et de la table des matières précédents. La méthode informatique impose néanmoins lusage des styles déjà créés antérieurement dans le corps du document. Cest pourquoi il est vivement conseillé dutiliser les styles à chaque introduction dannexe dans le document et de ne pas attendre le dernier jour où lon est généralement débordé.
Astuce:Pour faire un style, mettre en forme le paragraphe (titre,etc.) choisi en attribuant une taille, une police, une graisse. Puis, dans le menu format», cliquer sur style» et choisir nouveau». Ne pas oublier de nommer et de donner un niveau hiérarchique qui permettra à Microsoft Word de créer les sommaires et tables de matières.
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Faire une pagination décalée
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Les premières pages dun dossier ne sont pas numérotées. Les indicateurs de page napparaissent que plus loin dans le document, par exemple à partir des remerciements. La difficulté est alors de numéroter à partir de 1 alors que le logiciel compte à partir de la page de couverture. Nombre de mémoires sont ainsi entachés de correcteur alors quune solution existe.
Changer le mode daffichage du document
La démarche consiste à introduire un saut de section – et non un saut de page – à la fin de la page qui précède celle où le rédacteur souhaite faire débuter la numérotation. Le plus simple est de commencer par changer le mode daffichage afin de voir clairement la progression du travail en cours. Pour cela, aller dans le menu affichage et sélectionner brouillon ou normal».
Si ce mode était déjà retenu, rien ne change, mais si vous travailliez en mode Page», les marges disparaissent et lécran affiche votre document en continu. Il affiche également les sauts de page et de section.
Entrer un saut de section
Le saut de page est entré manuellement par lutilisateur. Il permet de forcer le logiciel à sauter une page, par exemple pour éviter une veuve ou une orpheline. Le saut de section, lui, à pour but de cliver le document en plusieurs parties distinctes et indépendantes. Ainsi, lintroduction sera virtuellement séparée de la page de garde, etc. Cest à laide du saut de section que seffectue la pagination décalée.
Admettons que le rapport de stage débute par les pages suivantes: •Page de couverture •Page de garde (page de couverture répétée sans photo) •Page blanche (pour permettre à léquipe pédagogique dannoter le document) •Page de remerciements (avec un s») •Etc.
e Pour commencer la pagination sur la page des remerciements, qui est fait la 4page du rapport:
Positionnez le curseur de la souris en tout début de page (en haut, avant le titre remerciements)
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Dans le menu insertion», choisir Saut de Section Page Suivante», ce qui insèrera un saut de section et un saut de page simultanément. Le saut de page est intéressant car il garantit que votre titre sera bien au début de votre page et non à la fin de la page précédente. Les marquages changent: le saut de page est un trait simple alors que le saut de section est un trait double.
Les marquages changent: le saut de page est un trait simple alors que le saut de section est un trait double.
La numérotation débutera après le saut de section. Comme Word gère le dossier comme un ensemble de documents séparés par des sauts de section, en travaillant en aval (après), il ne modifie ce qui se trouve en amont (avant). Dans les versions récentes de Word, cette étape nest plus utile: le logiciel crée automatiquement un saut de section en cas de demande de pagination décalée.
Afficher len-tête et le pied de page
Létape suivante consiste en linsertion du numéro de page à lendroit désiré, par exemple dans le pied de page, au centre. Pour accéder au pied de page, aller dans le menu Affichage» et choisir litem En-tête et pied de page». La page change dallure: les écrits passent en vidéo inversée, et le haut de page, len-tête devient accessible. Cela est utile pour y saisir des éléments comme un titre de partie,etc. Une boite à outils allongée apparaît également. Pour descendre sur le pied de page, il suffit dutiliser lascenseur vertical à laide de la souris ou de cliquer sur le cinquième bouton de la boite à outils en partant de la droite y compris Fermer».
Le pied de page apparaît et révèle une zone de saisie. Si aucun saut de section na encore été entré, le pied de page est simple. Le curseur de la souris est automatiquement apparu dans la zone de saisie.
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Changer les propriétés de la section
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Si un saut de section a été entrée, le pied est un peu différent: il affiche non seulement le numéro de section, mais signale également si cette section dans laquelle est situé le curseur de la souris est identique ou différente de la précédente. Cest très important, car pour faire une pagination décalée, cest-à-dire commencer à 1» alors quen réalité cest déjà la quatrième page du document, il faut indiquer à Word de ne pas prendre en compte lantériorité de cette page.
Ce qui se passe dans la section 2 diffèrera de ce qui se passe dans la section 1 qui la précède à condition denlever identique au précédant». Pour ce faire, la boite à outils allongée propose un bouton qui ne devient actif que lorsque plus dune section est présente dans le document.
En cliquant sur le bouton Identique au précédant », linscription éponyme disparaît, ce qui signifie que tout ce qui sera fait dans la section 2 ne sera pas recopié dans la section 1.
Choisir le numéro de page
Plusieurs solutions sont désormais envisageables pour réaliser la pagination. La première consiste à cliquer sur le bouton adéquat dans la boite à outils allongée. Nous conseillons toutefois, dans le but de bien maîtriser ce que lon fait, de passer par les menus.
Après avoir vérifié la bonne position du curseur de la souris dans le pied de page, choisir Numéro de page» dans le menu Insertion». Une fenêtre de dialogue saffiche. Elle permet dabord de choisir la position où apparaîtra le numéro de page (centre, droite, gauche). Surtout, cette fenêtre de dialogue propose un bouton Format» sur lequel il faut impérativement cliquer.
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Une seconde fenêtre nommée Format des numéros de page» vient en partie masquer la première. Il est possible de la déplacer, mais ce nest guère utile. Non seulement cette fenêtre offre de choisir le format des chiffres (arabes et latins entre autres), mais cest encore elle qui permet dindiquer le nombre à partir duquel il faut numéroter. Notre page des remerciements est la quatrième du document, mais il devient maintenant possible de commencer à 1 (et non à 4) en cliquant sur la case A partir de» et de renseigner le champ de saisir qui lui est accolé. Il ne reste plus quà cliquer sur OK dans cette fenêtre puis OK dans la suivante sans rien modifier pour la pagination décalée fonctionne.
Créer une bibliographie
Pour lister plus simplement vos ouvrages, créez un tableau à une colonne et plusieurs lignes: il suffira de le trier pour le classer par nom dauteurs. Il suffit alors denlever les bordures du tableau pour quil soit invisible. A partir de Word 2003, il nest plus indispensable de créer un tableau car le logiciel sait trier à partir des marques de paragraphe. Il est toutefois nécessaire daller dans le menu tableau – même si aucun tableau na été créé – pour trouver litem trier».
Bon courage!
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