Tutorial 002
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Tutorial 005 Formatvorlagen in Word Problem: 1. Was und Wo sind FV? Wer Formatvorlagen nicht kennt, Formatvorlagen sind voreingestellte formatiert Text in der Regel von Hand. Textformate. Es gibt Zeichen- und Wenn man z.B. eine Überschrift erzeugen Absatzformate, die sich entsprechend auf will, muß man den Text umbrechen, von einzeln ausgewählte Zeichen oder auf den Hand auswählen, Schriftschnitt, -größe ganzen Absatz auswirken. und –farbe einstellen. Man kann neben der bloßen Größere Abstände zwischen den Absätzen Schriftgestaltung auch viele andere erzeugt man mit vielen Umbrüchen, aber Einstellungen, z.B. Abstände vor und nach so sichtig klappt das eigentlich nie. dem Absatz, Nummerierungen von Überschriften, Einzüge, Tabs, Textrahmen, Will man eine Überschriftenhierarchie Silbentrennung etc. einstellen und per anlegen, die automatisch Mausklick oder sogar per durchnummeriert und ein ordentliches Tastenkombination sehr einfach und Inhaltsverzeichnis generieren kann, wird schnell auf den Text verteilen. es mit der herkömmlichen „ich mach alles von hand“ Methode erst recht schwierig. Strukturierte Texte, wie dieses Tutorial, oder Broschüren, Berichte, wissenschaftliche Arbeiten etc. pp. lassen Inhalt: sich mit FV gleich im Entwurf recht 1. Was und Wo sind FV? ordentlich anlegen. Will man später z.B. 2. Wie wende ich FV an? die Farbe aller Überschriften oder etwa 3. Wie erstelle bzw. bearbeite ich FV? Nummerierungsarten ändern, ändert man 4. Was ...
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Tutorial 005
Formatvorlagen in Word
Problem:
Wer Formatvorlagen nicht kennt,
formatiert Text in der Regel von Hand.
Wenn man z.B. eine Überschrift erzeugen
will, muß man den Text umbrechen, von
Hand auswählen, Schriftschnitt, -größe
und –farbe einstellen.
Größere Abstände zwischen den Absätzen
erzeugt man mit vielen Umbrüchen, aber
so sichtig klappt das eigentlich nie.
Will man eine Überschriftenhierarchie
anlegen, die automatisch
durchnummeriert und ein ordentliches
Inhaltsverzeichnis generieren kann, wird
es mit der herkömmlichen „ich mach alles
von hand“ Methode erst recht schwierig.
Inhalt:
1.
Was und Wo sind FV?
2.
Wie wende ich FV an?
3.
Wie erstelle bzw. bearbeite ich FV?
4.
Was kann ich mit Formatvorlagen
alles einstellen?
Zeichen
Absatz
Tabstopps
Rahmen und Schattierungen
Sprache
Positionsrahmen
Nummerierung und Aufzählungszeichen
5.
Wie bekomme ich die FV in meine
Dokumente?
Dokumentvorlagen der TUD
Nachträgliches Laden von FV in
bestehende Dokumente
Die Datei normal.dot
Wo finde ich die normal.dot?
1.
Was und Wo sind FV?
Formatvorlagen sind voreingestellte
Textformate. Es gibt Zeichen- und
Absatzformate, die sich entsprechend auf
einzeln ausgewählte Zeichen oder auf den
ganzen Absatz auswirken.
Man kann neben der bloßen
Schriftgestaltung auch viele andere
Einstellungen, z.B. Abstände vor und nach
dem Absatz, Nummerierungen von
Überschriften, Einzüge, Tabs, Textrahmen,
Silbentrennung etc. einstellen und per
Mausklick oder sogar per
Tastenkombination sehr einfach und
schnell auf den Text verteilen.
Strukturierte Texte, wie dieses Tutorial,
oder Broschüren, Berichte,
wissenschaftliche Arbeiten etc. pp. lassen
sich mit FV gleich im Entwurf recht
ordentlich anlegen. Will man später z.B.
die Farbe aller Überschriften oder etwa
Nummerierungsarten ändern, ändert man
einfach nur zentral die entsprechende
Formatvorlage.
Formatvorlagen findet man in Word neben
den Einstellungen zu Schriftart und
–größe in der Symbolleiste „Format“:
Sie sind in einem Ausklappmenü abgelegt.
Es gibt werksseitig voreingestellte
Vorlagen für Überschriften, Fließtext uvm.,
die aber wie gewohnt unschön aussehen.
In Dokumentvorlagen von der CD
Nutzerberatung der TUD gibt es fertig
eingerichtete FV mit den beiden
Hausschriften Univers und DIN Bold.
Vom Dokumenttitel bis zum
Kleingedruckten sind die wichtigsten
Textformate eingerichtet und können, so
weit die Schriften vorhanden sind
(Bestellung
hier
) sofort verwendet
werden.
Das Nachladen der TU Formate in
bestehende Dokumente ist auch einfach
möglich und wird am Ende des Tutorials
erklärt.
Symbolleisten aktiviert man, wenn sie fehlen, mit
rechtem Mausklick in den grauen Bereich über dem
Dokument.
1
2.
Wie wende ich FV an?
Klappt man das das Menü einmal aus,
sieht man in der Liste alphabetisch
geordnet die verfügbaren Vorlagen im
entsprechenden Schriftbild und rechts
Angaben zur Textausrichtung,
Zeichengröße.
Absatzformate, im Menü an diesem
Zeichen
zu erkennen, wirken sich
immer auf den jeweiligen Absatz aus.
Man braucht also nicht den ganzen Text
auswählen, sondern nur den Kursor
irgendwo in den Absatz platzieren und im
Menü das gewünschte Format auswählen
und schon ist alles erledigt.
Um zweifelsfrei zu erkennen, was Absätze
sind, sollten Sie beim schreiben die
verborgenen Schriftzeichen einblenden.
Den entsprechenden Knopf findet man in
der Symbolleiste „Standart“:
Ist dieser Knopf aktiviert, sieht man neben
den Leerzeichen (Punkt) überall im Text
die Absatzmarken.
Mit jedem Umbruch, der mit der
einfachen Entertaste gesetzt wird (es gibt
auch andere...), entsteht ein neuer Absatz.
Texte sollten zur Silbentrennung auf
keinen Fall von Hand umgebrochen
werden. Das überlässt man der Word-
Silbentrennung (die man in den FV auch
für bestimmte Formate ausschalten kann),
da man sich sonst das einfache
Formatieren wieder erschwert.
Die mühseligen Feinarbeiten sollte man
eh den Computer erledigen lassen...
Wir wissen jetzt wo die Absätze liegen
und können diesen Formate aus dem
Menü zuweisen.
Wichtig ist es, Überschriften hierarchisch
in der Reihenfolge zu ordnen, in der die
Formatvorlagen angelegt sind, da
Inhaltsverzeichnisse standartmäßig in
dieser Ordnung generiert werden.
3.
Wie erstelle bzw. bearbeite
ich FV?
Das besagte Menü der Formatvorlagen
dient nur deren Anwendung.
Will man seine Vorlagen verändern oder
neue hinzufügen, findet man den
entsprechenden Dialog im Menü
„Format“
Das hierauf erscheinende Fenster zeigt
zunächst links eine Liste der verfügbaren
FV (welche davon im Menü angezeigt
werden, kann man hier einstellen), rechts
davon eine Probe des aktuell
ausgewählten Formats und darunter
diverse Optionen zum bearbeiten und
organisieren.
2
Wir bearbeiten probehalber einmal das
Format „text_sw“
Der Dialog zeigt
1.
den Namen,
2.
die
Verschachtelung (FV können auch
hierarchisch geordnet sein. D.h. nicht
geänderte Parameter werden vom
nächsthöheren Format übernommen),
3.
worauf sich die Vorlage auswirkt, Absatz
oder Zeichen,
4.
welche Vorlage
automatisch nach der Entertaste
verwendet wird (sinnvoll bei
Überschriften, so kommt man
automatisch nach der Überschrift in den
Fließtext) und
5.
ein Menü mit allen
Parametern, die man in einer FV einstellen
kann:
4.
Was kann ich mit
Formatvorlagen alles
einstellen?
Wenn man mit FV arbeitet ist es sehr
hilfreich zu wissen, welche Textmerkmale
man damit beeinflussen kann. Hier kann
man sich gelegentlich viel stumpfe
Fleißarbeit recht elegant abkürzen.
In den TU Formatvorlagen sind die
wichtigsten Dinge eingestellt, aber auf
Einzelheiten wie Nummerierungsoptionen
etc. gehen Sie nicht ein.
Hier kann natürlich nicht jeden Aspekt
einzeln erläutert werden, aber ich
versuche die wichtigsten bzw.
nützlichsten Dinge aus dem „Format“
Menü zusammenzufassen, damit Sie
einen Überblick über die Möglichkeiten
haben und sich ggf. selbst helfen können.
Zeichen
Schrift, Größe, Farbe und diverse
Schrifteffekte wie Untersreichungen,
Durchstreichungen etc.
3
Absatz
allgemeine Textausrichtung, Einzüge und
vor allem Abstände mit denen sich das
leidliche „Enterdrücken bis der Text
endlich da ist wo er hin soll“ etwas
eleganter und vor allem schneller gelöst
werden kann.
Die Abstände zu den Überschriften und
der Textabsätze untereinander in diesem
Tutorial sind hier voreingestellt.
Lange Texte lassen sich besser lesen und
überblicken, wenn man die Absätze etwas
voneinander trennt.
Tabstopps
können hier zentral für alle Absätze (und
wenn man die FV klug ineinander
verschachtelt für den gesamten Text)
angelegt und geändert werden.
Die Einstellungen entsprechen den
bekannten Tabstopps, die im Seitenlieal
angelegt werden.
Rahmen und Schattierungen
eignet sich hervorragend um Text in
farbigen Rahmen hervorzuheben, sei es
ein ganzer Textblock, der gerahmt oder
hinterlegt wird, oder, wie auf Seite 3,
einzelne Zeichen.
Sprache
bietet die Möglichkeit, für bestimmt
Formate die automatische
Rechtschreibprüfung abzuschalten. Bei
bestimmten Inhalten, die allgemeine
Wörterbücher nicht erkennen sehr
hilfreich...
4
Positionsrahmen
Nummerierung und
Aufzählungszeichen
zentrale Anlegestelle von
Aufzählungszeichen und
Gliederungsebenen, wie sie dann z.B. in
generierten Inhaltsverzeichnissen
Verwendung finden.
5.
Wie bekomme ich die FV in
meine Dokumente?
Dokumentvorlagen der TUD
Auf der
CD Webseite
sind in allen Word-
Vorlagen neueren Datums Formatvorlagen
für vier Überschriften, Fließtext,
Kleingedrucktes und Hyperlinks enthalten.
Ältere Dokumente enthalten diese noch
nicht. Aus Kapazitätsgründen kann das nur
nach und nach aufgearbeitet werden.
Sollten Sie ein bestimmtes Dokument mit
Formatvorlagen benötigen, wenden Sie
sich bitte an:
michael.kaden@mailbox.tu-
dresden.de
.
Das Nachladen der FV ist nur ein kleiner
Handgriff und Sie bekommen die Datei
i.d.R. schnell zugearbeitet.
Nachträgliches Laden von FV in
bestehende Dokumente
hier kann man einen Absatz per Mausklick
in einen formatierbaren und
verschiebbaren Rahmen legen.
Dessen Aussehen bestimmt die Option
„Rahmen und Schattierung“
Sie können das aber auch einfach selbst
tun. Formatvorlagen können von einem
Dokument in ein anderes übertragen bzw.
für neu zu erstellende Dokumente zentral
auf Ihrem Rechner eingestellt werden.
Zunächst das Laden von einem Dokument
ins nächste:
Öffne Sie hierzu wieder den Dialog
„Formatvorlage“
Unter der Liste der verfügbaren FV gibt es
einen Knopf zum „Organisieren“ der FV.
der folgende Dialog erlaubt das
wechselseitige Austauschen von FV
zwischen zwei Dokumenten.
5
Standartmäßig erscheint im linken Fenster
die Liste der im aktuell geöffneten
Dokument verfügbaren FV und rechts die
FV in der globalen Vorlage mit dem
phantasievollen Namen „normal.dot“, der
Datei also, die bestimmt, wie ein neu
erstelltes Dokument aussieht.
In den beiden Listen kann ich eine oder
mehrere FV anklicken und in das andere
Dokument übertragen.
Quelle ist hier bei immer die Liste, in der
ich anklicke und Ziel die andere, d.h. wenn
ich rechts in der normal.dot
Formatvorlagen anklicke, ändert sich der
„Kopieren“ Knopf ensprechend:
So kann ich FV aus meiner geöffneten
Datei in andere übertragen und auch aus
anderen holen.
Möchte ich FV aus einer anderen Datei,
die auf meinem Rechner liegt und nicht
geöffnet ist, holen, schließe ich die
normal.dot auf der rechten Seite:
Der Knopf zum Schließen ändert sich jetzt
in „Öffnen“ und ich kann hier nach meiner
Datei suchen.
Bitte beachten Sie, dass von Haus aus im
Dialog zum Öffnen nur nach .dot Dateien
gesucht wird. Wenn Sie hier, wie im Bild,
„alle Dateien“ einstellen, zeigt das
Fenster auch andere Dateien, also auch
ganz normale .doc Dokumente an.
Ich habe mein Dokument geöffnet und
sehe nun dessen Formatvorlagen in der
rechten Liste.
Jetzt einfach die gewünschten FV
anklicken und in mein geöffnetes
Dokument einfügen.
Schließe ich den Dialog sind die FV im
geöffneten Dokument sofort verfügbar.
Die Datei normal.dot
Es geht auch noch einfacher. Sie können,
wie schon gesagt, zentral festlegen, wie
alle neu erstellten Dokumente aussehen.
Die Datei „normal.dot“ ist eine ganz
normale Word-Vorlagedatei. Diese wird in
einem bestimmten Ordner abgelegt, auf
den das Programm beim Starten zugreift
und neue Dateien nach der dort
gefundenen normal.dot einrichtet. D.h.
diese Vorgaben umfassen alles, was ich in
6
einer Word Datei einstellen kann und ich
kann sie jederzeit ändern, z.B. an die
gleich beschriebene Stelle eine der TU
Briefvorlagen platzieren und jedes neue
Dokument hat automatisch den TU Kopf
und Ihre Absenderdaten in den passenden
Schriften.
Auf der CD Webseite gibt es bei den
Hausschriften eine allgemeine normal.dot
zum
herunterladen
, in der die TU
Hausschriften in sinnvollen Formaten für
alle Anwendungen eingestellt sind.
Wenn Sie die Datei auf Ihren Rechner
geladen haben, können Sie die darin
befindlichen FV mit der zuletzt
beschriebenen Prozedur auf Ihre
ursprüngliche normal.dot übertragen.
Diese liegt auf Ihrem Rechner auf der
Systemfestplatte (meist C:) im
Nutzerordner (heißt immer wie der
angelegte Nutzer) in den Microsoft
Anwendungsdaten.
Sie können die Datei, so Sie die nötigen
Zugriffsrechte besitzen, einfach durch die
neue normal.dot ersetzen.
Die Vorlage dort muß immer eine
Vorlagedatei sein, d.h. mit .dot enden.
Beim nächsten Start von Word oder neu
erstellen einer Datei sind die FV
automatisch aktiviert.
Wo finde ich die normal.dot?
Wenn Sie die Datei auf Ihrem Rechner
nicht finden, gibt es einen einfachen Trick
ihr auf die Spur zu kommen:
Öffnen Sie wie schon beschrieben den
Dialog „Formatvorlagen“ und dort
„Organisieren“.
Hier erscheint die normal.dot
standartmäßig immer rechts.
Schließen Sie diese.
Wenn Sie jetzt auf „Datei öffnen“ klicken,
wird im sich öffnenden Fenster die
normal.dot angeboten und Sie können im
Pfadmenü
nachsehen, wo auf Ihrem Rechner die
Datei liegt.
7
