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VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS À L’UNITÉ DE GESTION DU YUKON RAPPORT FINAL Rédigé par : SAMSON & ASSOCIÉS MARS 2005 Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon ©Sa Majesté la reine du Canada, représentée par le Directeur général de Parcs Canada, 2006 Catalogue No. : R60-3/2-11-2007F-PDF ISBN : 978-0-662-73211-22GREV Mars 2005 Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon TABLE DES MATIÈRES SOMMAIRE ..........................................................................................................4 1. CONTEXTE ......................................................................................................9 2. OBJECTIFS ET PORTÉE.................................................................................9 3. MÉTHODOLOGIE ..........................................................................................10 ROUGE...............................................................................................................11 4. ÉNONCÉ D’ASSURANCE .............................................................................11 5. CONCLUSION................................................................................................12 6. CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS......................................... ...
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VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS À L’UNITÉ DE GESTION DU YUKON RAPPORT FINAL
Rédigé par : SAMSON & ASSOCIÉS MARS 2005
Agence Parcs Canada
©Sa Majesté la reine du Canada, représentée par le Directeur général de Parcs Canada, 2006 Catalogue No. : R60-3/2-11-2007F-PDF ISBN : 978-0-662-73211-2
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Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon
Mars 2005
Agence Parcs Canada
Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon
TABLE DES MATIÈRES
SOMMAIRE .......................................................................................................... 4
1. CONTEXTE ...................................................................................................... 9
2. OBJECTIFS ET PORTÉE................................................................................. 9
3. MÉTHODOLOGIE .......................................................................................... 10
ROUGE............................................................................................................... 11
’ 4. ÉNONCÉ D ASSURANCE ............................................................................. 11
5. CONCLUSION................................................................................................ 12
6. CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS ............................................. 12 6.1. Cadre de contrôle de la gestion............................................................................... 12 6.2. Recettes ..................................................................................................................... 15 6.3. Passation de marchés ............................................................................................... 17 6.4. Paiements aux fournisseurs..................................................................................... 19 6.5. Voyages ..................................................................................................................... 20 6.6. Cartes d’achat .......................................................................................................... 21 6.7. Système d’inventaire................................................................................................ 23
7. RÉPONSE DE LA DIRECTION ..................................................................... 24
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Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon
Agence Parcs Canada SOMMAIRE Contexte L’Agence Parcs Canada (APC) a le mandat de protéger et de mettre en valeur des exemples représentatifs du patrimoine naturel et culturel du Canada, et d’en favoriser chez le public la connaissance, l’appréciation et la jouissance, de manière à en assurer l’intégrité écologique et commémorative pour les générations d’aujourd’hui et de demain. L’Agence procède actuellement à une série de vérifications périodiques dans les unités de gestion, les centres de services et le Bureau national afin d’examiner les pratiques en matière de finances, d’administration et de gestion. La présente vérification visait principalement à s’assurer que les politiques et les pratiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et l’APC sont respectées. L’unité de gestion du Yukon (UGY) comprend sept aires patrimoniales protégées (APP) dont elle a la propriété, ainsi que deux parcs nationaux (parc national Kluane et parc national Vuntut du Canada) et cinq lieux historiques nationaux (lieu historique national de la Piste-Chilkoot, lieu historique national S.S. Klondike, lieu historique national du Complexe-historique-de-Dawson, lieu historique national S.S. Keno et lieu historique national du Canada de la Drague-Numéro-Quatre). Disséminées dans l’ensemble du territoire du Yukon, les APP de l’UGY sont regroupées en trois sous-unités, situées à Whitehorse, à Dawson et à Haines Junction. Elles sont gérées par trois directeurs, qui relèvent du directeur de l’unité de gestion. En raison de leur dispersion géographique, les APP nécessitent beaucoup de temps et de ressources pour leurs opérations. De plus, étant en milieu éloigné, l’UGY reçoit peu de visiteurs chaque année.
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Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon
Agence Parcs Canada Objectifs et portée Les objectifs de la présente vérification consistaient à vérifier si les principes de diligence raisonnable sont appliqués aux principaux processus de gestion et à confirmer à la haute direction que les processus et les contrôles en place au sein de l’UGY permettent d’assurer la conformité avec les politiques et les pratiques du SCT et de l’APC. La portée de cette mission de vérification comprenait les secteurs suivants : cadre de contrôle de la gestion (CCG), recettes, passation de marchés, paiements aux fournisseurs, dépenses de voyage, cartes d’achat et système d’inventaire. La présente vérification visait la période comprise entre le 1eravril 2004 et le 28 février 2005. Méthodologie Le travail de vérification comprenait, entre autres, une visite à l’UGY au cours de la période allant du 14 au 18 mars 2005 ainsi que les activités suivantes : ¾le personnel de l’UGY responsable de tous lesEntrevues avec la direction et secteurs examinés; ¾documents importants fournis par le Bureau national de Parcs CanadaExamen des et par l’UGY, notamment le plan d’affaires de l’UGY pour 2004-2005, le tableau de la délégation des pouvoirs de signature de l’UGY, les politiques et les lignes directrices qui concernent les fournisseurs, les cartes d’achat, les voyages, la passation de marchés et les recettes, ainsi que divers rapports établis par le groupe financier de l’unité de gestion; ¾Examen sur place d’un échantillon de transactions dans chaque secteur clé touché par la présente mission.
Une fois le travail sur le terrain terminé, nous avons informé le directeur de l’UGY ainsi que la gestionnaire, Finances et Administration, de nos premières constatations.
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Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon
Agence Parcs Canada Énoncé d’assurance À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments probants réunis sont suffisants pour appuyer les conclusions énoncées dans le présent rapport. Conclusion Dans l’ensemble, nous avons constaté que les systèmes et les contrôles en place liés aux principaux processus de gestion examinés offrent un bon niveau d’assurance et que les principes de diligence raisonnable sont appliqués aux dépenses et aux recettes. Nous avons toutefois repéré quelques améliorations qui pourraient être apportées et nous avons énuméré ci-dessous nos recommandations à l’intention du directeur et de la gestionnaire, Finances et Administration. Les recommandations 1 et 4 exigent une attention immédiate. Recommandations 1. Le directeur et la gestionnaire, Finances et Administration, devraient envisager de retirer le pouvoir de dépenser en vertu de l'article 34 accordé à la gestionnaire, Finances et Administration. Une telle mesure vise à éviter tout risque de fraude en raison du manque de séparation des tâches, puisque celle-ci bénéfice aussi du pouvoir de payer en vertu de l’article 33. 2. Le directeur et la gestionnaire, Finances et Administration, devraient s’assurer qu’un plan d’urgence documenté portant sur les systèmes critiques et comprenant des procédures de sauvegarde et de reprise après un sinistre soit préparé. Le plan devrait être mis à l’essai chaque année pour que l’équipe en place sache comment l’appliquer concrètement. 3. Le directeur et la gestionnaire, Finances et Administration, devraient poursuivre leur démarche visant à revoir la structure d’exploitation actuelle afin de la rendre plus efficiente et plus rentable, plus particulièrement en ce qui a trait aux fonctions financières et administratives. Ils devraient recourir à des services professionnels externes dans l’éventualité où les ressources internes ne suffisent pas à la tâche.
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Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon 4. La gestionnaire, Finances et Administration, devrait exiger que les billets d’entrée du Complexe-historique-de-Dawson soient prénumérotés et que le nombre de billets vendus soit rapproché quotidiennement avec les recettes perçues. Ces mesures supplémentaires réduiraient de façon significative le risque de fraude, sans alourdir la tâche indûment. 5. La gestionnaire, Finances et Administration, et l’agent des marchés et de la gestion du matériel devraient veiller à ce que la justification du recours à un fournisseur unique soit clairement documentée et conservée dans le dossier du marché. Les marchés à fournisseur unique doivent être autorisés seulement lorsque toutes les conditions nécessaires sont réunies. 6. Le directeur et la gestionnaire, Finances et Administration, devraient examiner la liste des titulaires de cartes AMEX et annuler les cartes qui ne sont pas régulièrement utilisées pour éviter leur mauvais usage potentiel. 7. La gestionnaire, Finances et Administration, devrait exiger que tout achat de billets d’avion soit effectué avec la carte de voyage désignée de centre de responsabilité (CVDCR). Ainsi, tout remboursement lié à l’achat de billets serait crédité directement à cette carte, puisque celle-ci a été utilisée lors de l’achat original. Un rapprochement entre les tarifs aériens déclarés et ceux facturés à la CVDCR permettrait de déceler les irrégularités. 8. Le directeur et la gestionnaire, Finances et Administration, devraient examiner la liste des titulaires de cartes d’achat et éliminer les cartes qui ne sont pas régulièrement utilisées. Les achats effectués à l’aide de cette carte devraient être confiés à une ou deux personnes dans chaque équipe, plutôt que de remettre une carte à chaque personne. 9. La gestionnaire, Finances et Administration, devrait renforcer la politique sur les cartes d’achat par une communication accrue avec tous, plus particulièrement avec les équipes des finances responsables du traitement des paiements. Une meilleure connaissance de la politique devrait diminuer le nombre de pratiques d’achat inappropriées.
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Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon
Agence Parcs Canada 10. La gestionnaire, Finances et Administration, devrait s’assurer que les biens d’une
valeur inférieure à 10 000 $, y compris les ordinateurs et les périphériques, soient
inventoriés périodiquement (c.-à-d. tous les ans). Cette mesure facilitera l’évaluation
des besoins futurs, en plus d’aider à déterminer si des biens sont détournés.
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Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon 1. CONTEXTE L’Agence Parcs Canada (APC) a le mandat de protéger et de mettre en valeur des exemples représentatifs du patrimoine naturel et culturel du Canada, et d’en favoriser chez le public la connaissance, l’appréciation et la jouissance, de manière à en assurer l’intégrité écologique et commémorative pour les générations d’aujourd’hui et de demain. L’APC effectue actuellement une série de vérifications annuelles dans toutes les unités de gestion, les centres de services et le Bureau national afin d’examiner les principales pratiques en matière de finances, d’administration et de gestion. Les unités de gestion sont des regroupements de parcs nationaux, de lieux historiques nationaux et d’aires marines nationales de conservation qui se trouvent habituellement à proximité les uns des autres. Cette proximité leur permet de partager des ressources de gestion et d’administration. L’Agence compte trente-deux unités de gestion, ainsi que quatre centres de services situés à Halifax, à Québec, à Cornwall/Ottawa et à Winnipeg, et des succursales plus petites situées à Calgary et à Vancouver qui appuient l’organisation dans divers domaines professionnels et techniques. La vérification effectuée au sein de l’unité de gestion du Yukon en mars 2005 s’inscrit dans le cadre du plan annuel de vérification de l’Agence et visait principalement à s’assurer du respect des politiques et des pratiques établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et l’APC. 2. OBJECTIFS ET PORTÉE Les objectifs de la présente vérification consistaient à vérifier si les principes de diligence raisonnable sont appliqués aux principaux processus de gestion et à confirmer à la haute direction que les processus et les contrôles en place au sein de l’UGY permettent d’assurer la conformité avec les politiques et les pratiques du SCT et de l’APC.
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Mars 2005
Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon La mission de vérification englobait les secteurs suivants :
9Cadre de contrôle de la gestion (CCG); 9Recettes; 9Passation de marchés; 9Paiements aux fournisseurs; 9Dépenses de voyage; 9Cartes d’achat; 9Système d’inventaire.
La présente vérification visait la période comprise entre le 1eravril 2004 et février 2005. 3. MÉTHODOLOGIE Le travail de vérification comprenait, entre autres, une visite à l’UGY au cours de la période allant du 14 au 18 mars 2005 ainsi que les procédures suivantes :
¾entrevues avec la direction et le personnel de l’UGY responsable de tous les secteurs examinés; ¾examen des documents importants fournis par le Bureau national de Parcs Canada et par l’UGY, notamment le plan d’affaires de l’UGY pour 2004-2005, le tableau de la délégation des pouvoirs de signature de l’UGY, les politiques et les lignes directrices qui concernent les fournisseurs, les cartes d’achat, les voyages, la passation de marchés et les recettes, ainsi que divers rapports établis par le groupe financier de l’unité de gestion; ¾examen sur place d’un échantillon de transactions dans chaque secteur clé touché par la présente mission.
L’unité de gestion du Yukon (UGY) comprend sept aires patrimoniales protégées (APP), qu’elle possède, ainsi que deux parcs nationaux (parc national Kluane et parc national Vuntut du Canada) et cinq lieux historiques nationaux (lieu historique national de la Piste-Chilkoot, lieu historique national S.S. Klondike, lieu historique national du
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Mars 2005
Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus Financier à l’unité de gestion du Yukon Complexe-historique-de-Dawson, lieu historique national S.S. Keno et lieu historique national du Canada de la Drague-Numéro-Quatre). Disséminées dans l’ensemble du territoire du Yukon, les APP de l’UGY sont regroupées en trois sous-unités, situées à Whitehorse, à Dawson et à Haines Junction. Elles sont gérées par trois directeurs, qui relèvent du directeur de l’unité de gestion. En raison de leur dispersion géographique, les APP nécessitent beaucoup de temps et de ressources pour leurs opérations. De plus, étant en milieu éloigné, l’UGY reçoit peu de visiteurs chaque année. Une fois le travail sur le terrain terminé, nous avons informé le directeur de l’UGY et la gestionnaire, Finances et Administration, de nos premières constatations. Nous avons formulé nos constatations et nos recommandations conformément au système de notation ci-dessous : Système de notation utilisé pour le rapport Insatisfaisant Les contrôles ne fonctionnent pas ou sont carrément inexistants. Des mesures de gestion immédiates s’imposent pour redresser la situation. Améliorations Les contrôles en place sont faibles. Plusieurs problèmes importantes majeurs pourraient compromettre l’atteinte des objectifs du nécessaires programme ou des buts opérationnels. Des mesures de gestion immédiates s’imposent pour combler les lacunes constatées. Améliorations Certains contrôles en place fonctionnent. Cependant, des moyennes problèmes majeurs ont été relevés, qu’il importe de régler car nécessaires ils pourraient compromettre l’atteinte des objectifs du programme ou des buts opérationnels. Légères Bon nombre des contrôles en place fonctionnent comme prévu; améliorations cependant, des modifications mineures s’imposent pour rendre nécessaires l’environnement de contrôle plus efficace. Contrôlé Les contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure ne s’impose pour l’instant.
4. ÉNONCÉ D’ASSURANCE À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments probants réunis sont suffisants pour appuyer les conclusions énoncées dans le présent rapport.
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